Cevi.DB Rechnungen
Hier soll die Dokumentation zum Rechnungs-Tool der Cevi.DB entstehen
Berechtigungen
Die nötige Berechtigung für den Rechnungsbereich ist mit den Rollen «Finanzverantwortliche/-r» und «Kassier» verknüpft. Eine Übersicht aller Berechtigungen findest du hier: Cevi.DB Berechtigungen
Jede Ebene (als Ortsgruppe, Verein oder Jungschar) hat ihren eigenen Bereich für Rechnungen, der nicht von höheren Ebenen eingesehen werden kann. Mit den Rollen «Finanzverantwortliche /-r» und «Kassier» können für alle leseberechtigten Personen Rechnungen erstellt werden.
Einstellungen
Über die Navigation «Rechnungen» im Menü gelangt man zum Rechnungsbereich. Via Einstellungen → «Bearbeiten» können dort diverse Rechnungseinstellungen vorgenommen werden. Wichtig: Werden bei den Einstellungen Änderungen vorgenommen, wirken diese erst auf neu gestellte Rechnungen. Bei allen gestellten Rechnungen, sowie Entwürfe von Rechnungen werden die Änderungen nicht übernommen.
Allgemein
| Titel | Beschreibung |
|---|---|
| Währung* | Hier muss die gewünschte Währung (z.B. "CHF") angegeben werden. |
| Tage bis fällig* | Hier muss definiert werden, in welchem Zeitraum die gestellten Rechnungen bezahlt werden müssen. Es sind die gewünschten Tage (in ganzen Zahlen) einzugeben. |
| Absender Adresse | Hier kann die Absender Adresse eingegeben werden. Diese wird bei Rechnungen oben links dargestellt. Wird eigenes Briefpapier verwendet, kann dies Feld leer gelassen werden. Wichtig: Für weitere Informationen siehe 'Anmerkungen Absender Adresse' weiter unten. |
| Absender E-Mail | Werden Rechnungen via E-Mail versendet, wird normalerweise die Haupt-E-Mail Adresse des Rechnungssteller verwendet. Möchte man eine andere, zum Beispiel eine allgemeine E-Mail Adresse verwenden, kann diese hier eingegeben werden. |
| Zahlungsinformationen | Hier kann ein Standardwert für die Zahlungsinformationen eingegeben werden. Diese kann auch einzeln, pro Rechnung, angepasst werden. |
| MwSt. Nummer | Unterliegt dein Verein, deine Abteilung der Mehrwertsteuerpflicht, kann hier die MwSt. Nummer eingegeben werden. Diese erscheint anschliessend automatisch auf den Rechnungen. |
| *Pflichtfeld | |
Einzahlung
Auf Wunsch kann bei den Rechnungen ein QR-Einzahlungsschein generiert werden.
| Titel | Beschreibung |
|---|---|
| Einzahlung für* | Hier muss angegeben werden, auf wen das Einzahlungskonto lautet. Diese Adresse wird auf dem Einzahlungsschein abgebildet. |
| IBAN | Hier muss die IBAN des Kontos, auf das die Rechnung beglichen werden soll, angegeben werden. Du erhältst diese von deiner Bank. Die IBAN für eine QR-Rechnung muss dabei eine spezielle sein. Mehr Infos dazu findest du unter https://www.moneytoday.ch/lexikon/qr-iban. |
| Einzahlungsschein* | Hier muss ausgewählt werden, ob den Rechnungen eine QR Rechnung angehängt werden soll oder nicht. |
| * Pflichtfeld | |
| Titel | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail Absendername | Rechnungs-E-Mails werden unter diesem Namen versendet. |
| Antwort an E-Mail Adresse | Antworten auf Rechnungs-E-Mails werden an die hier konfigurierte Adresse gesendet. Wird das Feld leer gelassen, werden sie an die Adresse des aktuellen Benutzers gesendet. |
| E-Mail Vorlage | Diese E-Mail Vorlage wird beim versenden von Rechnungen verwendet. Wenn keine E-Mail Vorlage hinterlegt wird, wird die standard E-Mail Vorlage der DB verwendet. |
Rechnungsvorlagen
Rechnungsvorlagen speichern einen Titel und einen Text für eine Reihe von Rechnungen. Beim Erstellen einer neuen Rechnung kann man eine Vorlage laden, um den Titel und den Text zu verwenden.
Mahnungen
In den Rechnungseinstellungen müssen unter dem Tab «Mahnungen» diverse Einstellungen vorgenommen werden. Für die erste, zweite und dritte Mahnung können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
| Titel | Beschreibung | Bespiel |
|---|---|---|
| Titel* | Für jede Mahnstufe muss ein Titel definiert werden. | 1. Mahnung |
| Text* | Hier muss für jede Mahnstufe ein Freitext definiert werden. | Leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag zeitnah auf unser Konto. |
| Tage bis Fällig* | Hier muss definiert werden, in welchem Zeitraum die gemahnten Rechnungen bezahlt werden müssen. Es sind die gewünschten Tage (in ganzen Zahlen) einzugeben. | 15 |
| *Pflichtfeld | ||
Sämtliche Einstellungen haben Auswirkungen auf gestellte Mahnungen. Mehr dazu siehe unter: Mahnungen erstellen
Zahlungsschnittstellen
Unter Zahlungsschnittstellen kann die DB an die EBICS Schnittstelle deiner Bank angebunden werden, sofern diese eine solche anbietet. Dafür musst du bei deiner Bank einen EBICS Vertrag anfordern. Weitere Informationen dazu findest du hier. Nach dem Einrichten kann die Cevi DB die Transaktionen auf deinem Bankkonto einsehen und dadurch bezahlte Rechnungen (identifiziert aufgrund der Referenznummer) direkt als «bezahlt» markieren.
Layout
Hier kannst du ein Logo hochladen und dieses positionieren. Das Logo wird dann im Briefkopf jeder Rechnung angezeigt.
Rechnungsartikel
Über die Navigation «Rechnungen» im Menü gelangt man zum Rechnungsbereich. Unter «Rechnungsartikel» können neue Artikel erstellt und bestehende Artikel bearbeitet werden. Diese Artikel können beim Erstellen einer Rechnung wiederverwendet werden. Alle erstellen Artikel können nach Bezeichnung, Artikelnummer, Beschreibung, Kategorie, Preis, MwSt., Kostenstelle und Konto sortiert werden. Beispiele für Rechnungsartikel könnten «Kursbeitrag Expertenkurs» oder «Cevi T-Shirt XL» sein.
Erstellen
Über den Button «Erstellen» können neue Rechnungsartikel erstellt werden. Alle, im Vorfeld definierten Einstellungen eines Rechnungsartikels können bei der Erstellung einer Rechnung noch bearbeitet werden.
Folgende Einstellungen können bei einem neuen Rechnungsartikel definiert werden:
| Titel | Beschreibung |
|---|---|
| Artikelnummer* | Für jeden Rechnungsartikel muss eine Artikelnummer definiert werden. Diese kann Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen enthalten. |
| Bezeichnung* | Hier muss für jeden Rechnungsartikel eine Bezeichnung definiert werden. |
| Beschreibung | Jedem Rechnungsartikel kann eine Beschreibung hinzugefügt werden. Diese erscheint anschliessend auf der Rechnung. |
| Kategorie | Für den Rechnungsartikel kann hier eine Kategorie definiert werden. |
| Preis | Hier kann der Preis des Rechnungsartikels definiert werden. Dieser erscheint anschliessend auf der Rechnung. |
| MwSt. | Hier kann der Mehrwertsteuersatz des Rechnungsartikels definiert werden. Dieser erscheint anschliessend auf der Rechnung. |
| Kostenstelle | Für den Rechnungsartikel kann hier eine Kostenstelle hinterlegt werden. |
| Konto | Für den Rechnungsartikel kann hier ein Konto hinterlegt werden. |
| *Pflichtfeld | |
Bearbeiten und Löschen
Möchte man einen erstellten Rechnungsartikel bearbeiten oder löschen, wählt man diesen zuerst an. Anschliessend können über die Buttons «Bearbeiten» und «Löschen» Änderungen vorgenommen werden.
Rechnungen erstellen
Rechnungstypen
| Rechnungstyp | Erklärung |
|---|---|
| Einzelrechnung | Einzelrechnungen sind individuelle Rechnungen, dir für eine einzelne Person erstellt werden, die bereits in der DB erfasst sind. |
| Sammelrechnung | Sammelrechnungen sind Rechnungen, die für eine Personenliste, einen Anlass oder einen Kurs erstellt werden. Hierbei wird zuerst für alle Mitglieder der Liste die selbe Rechnung mit den selben Rechnungsposten erstellt. Anschliessend können die Rechnungen noch individuell pro Person angepasst werden. |
| Externe Rechnung | Externe Rechnungen sind individuelle Rechnungen, dir für eine einzelne Person erstellt werden, die nicht in der DB erfasst sind. |
Rechnungen erstellen
Einzelrechnungen
Eine Einzelrechnung erstellt man für eine Person, die in der DB bereits erfasst ist. Dafür öffnet man die Person und klickt auf «Rechnung erstellen». Wie man eine Rechnung für eine externe Person (die nicht in der DB erfasst ist) erstellt, findest du weiter unten unter «Externe Rechnung erstellen».
Rechnungen für eine Personenliste
Um eine Sammelrechnung für eine Personenliste zu erstellen, öffne einfach die Personenliste und klicke auf «Rechnung erstellen».
Rechnungen für einen Anlass oder einen Kurs
Um eine Sammelrechnung für einen Anlass oder Kurs zu erstellen, öffne einfach auf die Teilnehmendenübersicht desjenigen und klicke auf «Rechnung erstellen».
Externe Rechnungen
Um eine externe Rechnung zu erstellen, musst du in der Rechnungsübersicht (unter «Rechnungen» → «Einzelrechnungen» in der Navigationsleiste) auf «Externe Rechnung erstellen» klicken.
Mahnungen erstellen
Um eine Mahnung für eine Rechnung zu erstellen, kannst du einfach eine Rechnung öffnen und dann unter «Rechnung stellen / mahnen» auf die gewünschte Auswahl klicken. Die passende Mahnung wird dann automatisch erstellt - basierend darauf, wie viele Tage seit dem Fälligkeitsdatum vergangen sind und welche Mahnungen in den Rechnungseinstellungen definiert wurden.
Die Mahnung kannst du nun anzeigen, indem du unter «Drucken» die Rechnung auswählst.
Zahlungen erfassen
Zahlung erstellen
Falls ihr keinen automatischen Abgleich der DB mit dem Bankkonto eingerichtet habt (mehr dazu im Abschnitt «Zahlungsschnittstellen») und von eurer Bank auch keine camt.054 XML Dateien zur Verfügung gestellt bekommt, kannst du für jede Rechnung die Zahlungen oder Teilzahlungen manuell erfassen. Öffne dafür eine Rechnung und klicke oben auf «Zahlung erstellen». Gib dann den Betrag und das Datum, an dem die Zahlung bei euch eingegangen ist, ein.
Zahlungen erfassen
Falls ihr einen automatischen Abgleich der DB mit dem Bankkonto eingerichtet habt (mehr dazu im Abschnitt «Zahlungsschnittstellen»), werden die Zahlungen auf euer Konto automatisch in der DB erfasst. Falls ihr keinen automatischen Abgleich der DB mit dem Bankkonto eingerichtet habt, aber von eurer Bank camt.054 XML Dateien zur Verfügung gestellt bekommt, könnt ihr diese Dateien hochladen. Dafür gehst du in die Einzelrechnungs- oder Sammelrechnungs-Übersicht und klickst anschliessend auf «Zahlungen erfassen». Anschliessend kannst du die camt.054 XML Datei hochladen. Die Zahlungen, bei denen die ESR Nummer korrekt von der Rechnungen übernommen wurden, werden anschliessend in die DB übernommen.
Buchungsbelege
Unter Buchungsbeleg wird eine rudimentäre Übersicht über die eingegangenen Zahlungen gegeben. Diese werden nach Rechnungsartikel sortiert. Dabei wird davon ausgegangen, dass gleiche Rechnungsartikel auch immer den gleichen Betrag aufweisen
