CeviDB Rechnungen

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Hier soll die Dokumentation zum Rechnungs-Tool der CeviDB entstehen

Berechtigungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die nötige Berechtigung für den Rechnungsbereich ist mit den Rollen «Finanzverantwortliche /-r» und «Kassier» verknüpft. Eine Übersicht aller Berechtigungen findest du hier: CeviDB Berechtigungen

Jede Ebene hat ihren eigenen Bereich für Rechnungen, der nicht von höheren Ebenen eingesehen werden kann. Mit den Rollen «Finanzverantwortliche /-r» und «Kassier» können für alle leseberechtigten Personen Rechnungen erstellt werden.

Einstellungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Über die Navigation «Rechnungen» im Menü gelangt man zum Rechnungsbereich. Via Einstellungen -> 'Bearbeiten' können dort diverse Rechnungseinstellungen vorgenommen werden. Wichtig: Werden bei den Einstellungen Änderungen vorgenommen, wirken diese erst auf neu gestellte Rechnungen. Bei allen gestellten Rechnungen, sowie Entwürfe von Rechnungen werden die Änderungen nicht übernommen.

Allgemein[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Titel Beschreibung
Tage bis fällig* Hier muss definiert werden, in welchem Zeitraum die gestellten Rechnungen bezahlt werden müssen. Es sind die gewünschten Tage (in ganzen Zahlen) einzugeben.
Absender Adresse Hier kann die Absender Adresse eingegeben werden. Diese wird bei Rechnungen oben links dargestellt. Wird eigenes Briefpapier verwendet, kann dies Feld leer gelassen werden. Wichtig: Für weitere Informationen siehe 'Anmerkungen Absender Adresse' weiter unten.
Absender E-Mail Werden Rechnungen via E-Mail versendet, wird normalerweise die Haupt-E-Mail Adresse des Rechnungssteller verwendet. Möchte man eine andere, zum Beispiel eine allgemeine E-Mail Adresse verwenden, kann diese hier eingegeben werden.
Zahlungsinformationen Hier kann ein Standardwert für die Zahlungsinformationen eingegeben werden. Diese kann auch einzeln, pro Rechnung, angepasst werden.
MwSt. Nummer Unterliegt dein Verein, deine Abteilung der Mehrwertsteuerpflicht, kann hier die MwSt. Nummer eingegeben werden. Diese erscheint anschliessend automatisch auf den Rechnungen.
*Pflichtfeld

Einzahlungsschein[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

In den Rechnungseinstellungen muss ein Einzahlungsschein (ES) ausgewählt werden. Dieser wird bei der Rechnungsstellung automatisch, mit den definierten Einstellungen generiert. Am besten hast du einen gedruckten Einzahlungsschein zur Hand, wählst den gewünscht Einzahlungsschein aus und überträgst die Daten in die Einstellungen.

Roter Einzahlungsschein Post (CH)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Roter Einzahlungsschein Post (CH) - Beispiel

Rechts ist ein roter Einzahlungsschein Post (CH), mit den jeweiligen Nummern der Legende dargestellt. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

Titel Beschreibung Bespiel Legende
Einzahlung für* Hier müssen die Angaben der Bank eingegeben werden. Es ist mindestens der Bankname, sowie wie deren PLZ und Ort einzugeben. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein) PostFinance AG

3030 Bern

-
Absender Adresse Dieses Feld ist identisch mit der Absender Adresse, unter den allgemeinen Einstellungen und ist zwingend notwendig. Es ist wichtig, dass die Adresse eingeben wird, welche bei der Bank angegeben wurde, mindestens aber Bezeichnung, PLZ und Ort. (Es können nicht zwei verschieden Absender Adressen eingegeben werden.) Cevi Schweiz

Sihlstrasse 33

8021 Zürich

1
IBAN* Hier muss die IBAN Nummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein) CH33 0900 0000 6015 3001 7 -
Kontonummer* Hier muss die Kontonummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. 60-153001-7 2
*Pflichtfeld

Roter Einzahlungsschein Bank (CH)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Roter Einzahlungsschein Bank (CH) - Beispiel

Rechts ist ein roter Einzahlungsschein Bank (CH), mit den jeweiligen Nummern der Legende dargestellt. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

Titel Beschreibung Bespiel Legende
Einzahlung für* Hier müssen die Angaben der Bank eingegeben werden. Es ist mindestens der Bankname, sowie wie deren PLZ und Ort einzugeben. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. Bank Cevi AG

8000 Zürich

1
Absender Adresse Dieses Feld ist identisch mit der Absender Adresse, unter den allgemeinen Einstellungen und ist für den roten Einzahlungsschein Bank nicht notwendig. (Es können nicht zwei verschieden Absender Adressen eingegeben werden.) - -
IBAN* Hier muss die IBAN Nummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. CH93 0840 1000 0303 1816 7 2
Kontonummer* Hier muss die Kontonummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. 30-31816-7 3
Zugunsten von* Hier muss die Adresse des Kontoinhabers eingegeben werden. Im Normalfall besteht diese Adresse aus Bezeichnung, PLZ und Ort. Es ist wichtig, dass die Adresse eingegeben wird, welche bei der Bank angegeben wurde. Im Zweifelsfall erhälst du diese Angaben von deiner Bank. Cevi Schweiz

8021 Zürich

4
*Pflichtfeld

Oranger Einzahlungsschein Post (CH)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Oranger Einzahlungsschein Post (CH) - Beispiel

Rechts ist ein oranger Einzahlungsschein Post (CH), mit den jeweiligen Nummern der Legende dargestellt. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

Titel Beschreibung Bespiel Legende
Einzahlung für* Hier müssen die Angaben der Bank eingegeben werden. Es ist mindestens der Bankname, sowie wie deren PLZ und Ort einzugeben. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein) PostFinance AG

3030 Bern

-
Absender Adresse Dieses Feld ist identisch mit der Absender Adresse, unter den allgemeinen Einstellungen und ist zwingend notwendig. Es ist wichtig, dass die Adresse eingeben wird, welche bei der Bank angegeben wurde, mindestens aber Bezeichnung, PLZ und Ort. (Es können nicht zwei verschieden Absender Adressen eingegeben werden.) Cevi Schweiz

Sihlstrasse 33

8021 Zürich

1
IBAN Hier kann die IBAN Nummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein) CH33 0900 0000 6015 3001 7 -
Kontonummer* Hier muss die Kontonummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein) 60-153001-7 -
Teilnehmernummer* Hier muss die ESR-Kundennummer angegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. 01-162-8 2
*Pflichtfeld

Oranger Einzahlungsschein Bank (CH)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Oranger Einzahlungsschein Bank (CH) - Beispiel

Rechts ist ein oranger Einzahlungsschein Bank (CH), mit den jeweiligen Nummern der Legende dargestellt. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

Titel Beschreibung Bespiel Legende
Einzahlung für* Hier müssen die Angaben der Bank eingegeben werden. Es ist mindestens der Bankname, sowie wie deren PLZ und Ort einzugeben. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. Bank Cevi AG

8000 Zürich

1
Absender Adresse Dieses Feld ist identisch mit der Absender Adresse, unter den allgemeinen Einstellungen und ist für den orangen Einzahlungsschein Bank nicht notwendig. (Es können nicht zwei verschieden Absender Adressen eingegeben werden.) - -
IBAN Hier kann die IBAN Nummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. CH93 0840 1000 0303 1816 7 2
Kontonummer* Hier muss die Kontonummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein) 30-31816-7 -
Zugunsten von* Hier muss die Adresse des Kontoinhabers eingegeben werden. Im Normalfall besteht diese Adresse aus Bezeichnung, PLZ und Ort. Es ist wichtig, dass die Adresse eingeben wird, welche bei der Bank angegeben wurde. Im Zweifelsfall erhälst du diese Angaben von deiner Bank. Cevi Schweiz

8021 Zürich

3
Teilnehmernummer* Hier muss die ESR-Teilnehmernummer der Bank angegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. 01-16251-5 4
Teilnehmernummer

intern*

Auch ESR-Identifikationsnummer genannt. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nur in der Referenznummer) 987654 -
*Pflichtfeld

Anmerkungen Absender Adresse[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Momentan bereitet die Absender Adresse noch einige Probleme. Wir arbeiten daran, diese zu beheben.

  • Wenn eine Absender Adresse verwendet werden möchte, muss diese zwingend auch beim Feld «Absender Adresse» unter 'Einzahlungsschein' eingegeben werden. Ansonsten wird die Adresse nicht gespeichert. Anpassungen müssen zwingend beim Feld «Absender Adresse» unter 'Einzahlungsschein' vorgenommen werden.
  • Momentan können nur dreizeilige Absender Adressen eingegeben werden, ansonsten wird die Rechnung auf zwei Seiten aufgeteilt.
  • Für den roten und orangen Einzahlungsschein Post (CH) muss zwingend eine Absender Adresse unter 'Einzahlungsschein' eingegeben werden. Da diese momentan leider mit der «Absender Adresse» unter 'Allgemein' identisch ist, lassen sich die Rechnungen nicht ohne Absender Adresse drucken.

Mahnungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

In den Rechnungseinstellungen müssen unter dem Tab 'Mahnungen' diverse Einstellungen vorgenommen werden. Für die erste, zweite und dritte Mahnung können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Titel Beschreibung Bespiel
Titel* Für jede Mahnstufe muss ein Titel definiert werden. 1. Mahnung
Text* Hier muss für jede Mahnstufe ein Freitext definiert werden. Leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag zeitnah auf unser Konto.
Tage bis Fällig* Hier muss definiert werden, in welchem Zeitraum die gemahnten Rechnungen bezahlt werden müssen. Es sind die gewünschten Tage (in ganzen Zahlen) einzugeben. 15
*Pflichtfeld

Sämtliche Einstellungen haben Auswirkungen auf gestellte Mahnungen. Mehr dazu siehe unter: Mahnungen erstellen

Rechnungsartikel[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Über die Navigation «Rechnungen» im Menü gelangt man zum Rechnungsbereich. Unter 'Rechnungsartikel' können neue Artikel erstellt und bestehende Artikel bearbeiten werden. Alle erstellen Artikel können nach Bezeichnung, Artikelnummer, Beschreibung, Kategorie, Preis, MwSt., Kostenstelle und Konto sortiert werden.

Erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Über den Button 'Erstellen' können neue Rechnungsartikel erstellt werden. Alle, im Vorfeld definierten Einstellungen eines Rechnungsartikel können bei der Erstellung einer Rechnung noch bearbeitet werden.

Folgende Einstellungen können bei einem neuen Rechnungsartikel definiert werden:

Titel Beschreibung
Artikelnummer* Für jeden Rechnungsartikel muss eine Artikelnummer definiert werden. Diese kann Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen enthalten.
Bezeichnung* Hier muss für jeden Rechnungsartikel eine Bezeichnung definiert werden.
Beschreibung Jedem Rechnungsartikel kann eine Beschreibung hinzugefügt werden. Diese erscheint anschliessend auf der Rechnung.
Kategorie Für den Rechnungsartikel kann hier eine Kategorie definiert werden.
Preis Hier kann der Preis des Rechnungsartikels definiert werden. Dieser erscheint anschliessend auf der Rechnung.
MwSt. Hier kann der Mehrwertsteuersatz des Rechnungsartikels definiert werden. Dieser erscheint anschliessend auf der Rechnung.
Kostenstelle Für den Rechnungsartikel kann hier eine Kostenstelle hinterlegt werden.
Konto Für den Rechnungsartikel kann hier ein Konto hinterlegt werden.
*Pflichtfeld

Bearbeiten und Löschen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Möchte man einen erstellten Rechnungsartikel bearbeiten oder löschen, wählt man diesen zuerst an. Anschliessend können über die Buttons 'Bearbeiten' und 'Löschen' Änderungen vorgenommen werden.

Rechnungen erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Einzelrechnungen erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Rechnungen für eine Personenliste erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Rechnungen für einen Anlass oder einen Kurs erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Externe Rechnungen erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Mahnungen erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Zahlungen erfassen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Zahlung erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Zahlungen erfassen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]