Cevi.DB Rechnungen

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Hier soll die Dokumentation zum Rechnungs-Tool der CeviDB entstehen

Berechtigungen

Die nötige Berechtigung für den Rechnungsbereich ist mit den Rollen «Finanzverantwortliche /-r» und «Kassier» verknüpft. Eine Übersicht aller Berechtigungen findest du hier: CeviDB Berechtigungen

Jede Ebene hat ihren eigenen Bereich für Rechnungen, der nicht von höheren Ebenen eingesehen werden kann. Mit den Rollen «Finanzverantwortliche /-r» und «Kassier» können für alle leseberechtigten Personen Rechnungen erstellt werden.

Einstellungen

Über die Navigation «Rechnungen» im Menü gelangt man zum Rechnungsbereich. Via Einstellungen -> 'Bearbeiten' können dort diverse Rechnungseinstellungen vorgenommen werden. Wichtig: Werden bei den Einstellungen Änderungen vorgenommen, wirken diese erst auf neu gestellte Rechnungen. Bei allen gestellten Rechnungen, sowie Entwürfe von Rechnungen werden die Änderungen nicht übernommen.

Allgemein

Titel	Beschreibung
Tage bis fällig*	Hier muss definiert werden, in welchem Zeitraum die gestellten Rechnungen bezahlt werden müssen. Es sind die gewünschten Tage (in ganzen Zahlen) einzugeben.
Absender Adresse	Hier kann die Absender Adresse eingegeben werden. Diese wird bei Rechnungen oben links dargestellt. Wird eigenes Briefpapier verwendet, kann dies Feld leer gelassen werden. Wichtig: Für weitere Informationen siehe 'Anmerkungen Absender Adresse' weiter unten.
Absender E-Mail	Werden Rechnungen via E-Mail versendet, wird normalerweise die Haupt-E-Mail Adresse des Rechnungssteller verwendet. Möchte man eine andere, zum Beispiel eine allgemeine E-Mail Adresse verwenden, kann diese hier eingegeben werden.
Zahlungsinformationen	Hier kann ein Standardwert für die Zahlungsinformationen eingegeben werden. Diese kann auch einzeln, pro Rechnung, angepasst werden.
MwSt. Nummer	Unterliegt dein Verein, deine Abteilung der Mehrwertsteuerpflicht, kann hier die MwSt. Nummer eingegeben werden. Diese erscheint anschliessend automatisch auf den Rechnungen.
*Pflichtfeld

Einzahlungsschein

In den Rechnungseinstellungen muss ein Einzahlungsschein (ES) ausgewählt werden. Dieser wird bei der Rechnungsstellung automatisch, mit den definierten Einstellungen generiert. Am besten hast du einen gedruckten Einzahlungsschein zur Hand, wählst den gewünscht Einzahlungsschein aus und überträgst die Daten in die Einstellungen.

Roter Einzahlungsschein Post (CH)

Roter Einzahlungsschein Post (CH) - Beispiel

Rechts ist ein roter Einzahlungsschein Post (CH), mit den jeweiligen Nummern der Legende dargestellt. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

Titel	Beschreibung	Bespiel	Legende
Einzahlung für*	Hier müssen die Angaben der Bank eingegeben werden. Es ist mindestens der Bankname, sowie wie deren PLZ und Ort einzugeben. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein)	PostFinance AG 3030 Bern	-
Absender Adresse	Dieses Feld ist identisch mit der Absender Adresse, unter den allgemeinen Einstellungen und ist zwingend notwendig. Es ist wichtig, dass die Adresse eingeben wird, welche bei der Bank angegeben wurde, mindestens aber Bezeichnung, PLZ und Ort. (Es können nicht zwei verschieden Absender Adressen eingegeben werden.)	Cevi Schweiz Sihlstrasse 33 8021 Zürich	1
IBAN*	Hier muss die IBAN Nummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein)	CH33 0900 0000 6015 3001 7	-
Kontonummer*	Hier muss die Kontonummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank.	60-153001-7	2
*Pflichtfeld

Roter Einzahlungsschein Bank (CH)

Roter Einzahlungsschein Bank (CH) - Beispiel

Rechts ist ein roter Einzahlungsschein Bank (CH), mit den jeweiligen Nummern der Legende dargestellt. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

Titel	Beschreibung	Bespiel	Legende
Einzahlung für*	Hier müssen die Angaben der Bank eingegeben werden. Es ist mindestens der Bankname, sowie wie deren PLZ und Ort einzugeben. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank.	Bank Cevi AG 8000 Zürich	1
Absender Adresse	Dieses Feld ist identisch mit der Absender Adresse, unter den allgemeinen Einstellungen und ist für den roten Einzahlungsschein Bank nicht notwendig. (Es können nicht zwei verschieden Absender Adressen eingegeben werden.)	-	-
IBAN*	Hier muss die IBAN Nummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank.	CH93 0840 1000 0303 1816 7	2
Kontonummer*	Hier muss die Kontonummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank.	30-31816-7	3
Zugunsten von*	Hier muss die Adresse des Kontoinhabers eingegeben werden. Im Normalfall besteht diese Adresse aus Bezeichnung, PLZ und Ort. Es ist wichtig, dass die Adresse eingegeben wird, welche bei der Bank angegeben wurde. Im Zweifelsfall erhälst du diese Angaben von deiner Bank.	Cevi Schweiz 8021 Zürich	4
*Pflichtfeld

Oranger Einzahlungsschein Post (CH)

Oranger Einzahlungsschein Post (CH) - Beispiel

Rechts ist ein oranger Einzahlungsschein Post (CH), mit den jeweiligen Nummern der Legende dargestellt. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

Titel	Beschreibung	Bespiel	Legende
Einzahlung für*	Hier müssen die Angaben der Bank eingegeben werden. Es ist mindestens der Bankname, sowie wie deren PLZ und Ort einzugeben. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein)	PostFinance AG 3030 Bern	-
Absender Adresse	Dieses Feld ist identisch mit der Absender Adresse, unter den allgemeinen Einstellungen und ist zwingend notwendig. Es ist wichtig, dass die Adresse eingeben wird, welche bei der Bank angegeben wurde, mindestens aber Bezeichnung, PLZ und Ort. (Es können nicht zwei verschieden Absender Adressen eingegeben werden.)	Cevi Schweiz Sihlstrasse 33 8021 Zürich	1
IBAN	Hier kann die IBAN Nummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein)	CH33 0900 0000 6015 3001 7	-
Kontonummer*	Hier muss die Kontonummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein)	60-153001-7	-
Teilnehmernummer*	Hier muss die ESR-Kundennummer angegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank.	01-162-8	2
*Pflichtfeld

Oranger Einzahlungsschein Bank (CH)

Oranger Einzahlungsschein Bank (CH) - Beispiel

Rechts ist ein oranger Einzahlungsschein Bank (CH), mit den jeweiligen Nummern der Legende dargestellt. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

Titel	Beschreibung	Bespiel	Legende
Einzahlung für*	Hier müssen die Angaben der Bank eingegeben werden. Es ist mindestens der Bankname, sowie wie deren PLZ und Ort einzugeben. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank.	Bank Cevi AG 8000 Zürich	1
Absender Adresse	Dieses Feld ist identisch mit der Absender Adresse, unter den allgemeinen Einstellungen und ist für den orangen Einzahlungsschein Bank nicht notwendig. (Es können nicht zwei verschieden Absender Adressen eingegeben werden.)	-	-
IBAN	Hier kann die IBAN Nummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank.	CH93 0840 1000 0303 1816 7	2
Kontonummer*	Hier muss die Kontonummer des hinterlegten Kontos eingegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nicht auf dem Einzahlungsschein)	30-31816-7	-
Zugunsten von*	Hier muss die Adresse des Kontoinhabers eingegeben werden. Im Normalfall besteht diese Adresse aus Bezeichnung, PLZ und Ort. Es ist wichtig, dass die Adresse eingeben wird, welche bei der Bank angegeben wurde. Im Zweifelsfall erhälst du diese Angaben von deiner Bank.	Cevi Schweiz 8021 Zürich	3
Teilnehmernummer*	Hier muss die ESR-Teilnehmernummer der Bank angegeben werden. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank.	01-16251-5	4
Teilnehmernummer intern*	Auch ESR-Identifikationsnummer genannt. Diese Angaben erhälst du von deiner Bank. (Erscheint nur in der Referenznummer)	987654	-
*Pflichtfeld

Anmerkungen Absender Adresse

Momentan bereitet die Absender Adresse noch einige Probleme. Wir arbeiten daran, diese zu beheben.

• Wenn eine Absender Adresse verwendet werden möchte, muss diese zwingend auch beim Feld «Absender Adresse» unter 'Einzahlungsschein' eingegeben werden. Ansonsten wird die Adresse nicht gespeichert. Anpassungen müssen zwingend beim Feld «Absender Adresse» unter 'Einzahlungsschein' vorgenommen werden.
• Momentan können nur dreizeilige Absender Adressen eingegeben werden, ansonsten wird die Rechnung auf zwei Seiten aufgeteilt.
• Für den roten und orangen Einzahlungsschein Post (CH) muss zwingend eine Absender Adresse unter 'Einzahlungsschein' eingegeben werden. Da diese momentan leider mit der «Absender Adresse» unter 'Allgemein' identisch ist, lassen sich die Rechnungen nicht ohne Absender Adresse drucken.

Mahnungen

In den Rechnungseinstellungen müssen unter dem Tab 'Mahnungen' diverse Einstellungen vorgenommen werden. Für die erste, zweite und dritte Mahnung können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Titel	Beschreibung	Bespiel
Titel*	Für jede Mahnstufe muss ein Titel definiert werden.	1. Mahnung
Text*	Hier muss für jede Mahnstufe ein Freitext definiert werden.	Leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag zeitnah auf unser Konto.
Tage bis Fällig*	Hier muss definiert werden, in welchem Zeitraum die gemahnten Rechnungen bezahlt werden müssen. Es sind die gewünschten Tage (in ganzen Zahlen) einzugeben.	15
*Pflichtfeld

Sämtliche Einstellungen haben Auswirkungen auf gestellte Mahnungen. Mehr dazu siehe unter: Mahnungen erstellen

Rechnungsartikel

Über die Navigation «Rechnungen» im Menü gelangt man zum Rechnungsbereich. Unter 'Rechnungsartikel' können neue Artikel erstellt und bestehende Artikel bearbeiten werden. Alle erstellen Artikel können nach Bezeichnung, Artikelnummer, Beschreibung, Kategorie, Preis, MwSt., Kostenstelle und Konto sortiert werden.

Erstellen

Über den Button 'Erstellen' können neue Rechnungsartikel erstellt werden. Alle, im Vorfeld definierten, Einstellungen eines Rechnungsartikel können bei der Erstellung einer Rechnung noch bearbeitet werden.

Folgende Einstellungen können bei einem neuen Rechnungsartikel definiert werden:

Titel	Beschreibung
Artikelnummer*	Für jeden Rechnungsartikel muss eine Artikelnummer definiert werden. Dieser kann Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen enthalten.
Bezeichnung*	Hier muss für jeden Rechnungsartikel eine Bezeichnung definiert werden.
Beschreibung	Jedem Rechnungsartikel kann eine Beschreibung hinzugefügt werden. Diese erscheint anschliessend auf der Rechnung.
Kategorie	Für den Rechnungsartikel kann hier eine Kategorie definiert werden.
Preis	Hier kann der Preis des Rechnungsartikels definiert werden. Dieser erscheint anschliessend auf der Rechnung.
MwSt.	Hier kann der Mehrwertsteuersatz des Rechnungsartikels definiert werden. Dieser erscheint anschliessend auf der Rechnung.
Kostenstelle	Für den Rechnungsartikel kann hier eine Kostenstelle hinterlegt werden.
Konto	Für den Rechnungsartikel kann hier ein Konto hinterlegt werden.
*Pflichtfeld

Bearbeiten und Löschen

Möchte man einen erstellten Rechnungsartikel bearbeiten oder löschen, wählt man diesen zuerst an. Anschliessend können über die Buttons 'Bearbeiten' und 'Löschen' Änderungen vorgenommen werden.