Abteilungsleitung (Findus)

Dieser Artikel ist Teil vom Findus, der Informationen für Abteilungsleitungen bereitstellt.

Aufgaben der Abteilungsleitung

Neben der konkreten Jungschararbeit stehen in der Abteilung in verschiedenen Bereichen Aufgaben an. Als Abteilungsleiter*in trägst du die Verantwortung, dass diese Aufgaben erledigt werden, wobei viele davon delegierbar sind (mit weissem Punkt o). Bei anderen Punkten ist es wichtig, dass du sie als Abteilungsleiter*in wahrnimmst (mit schwarzem Punkt●). Allgemein bist du als AL Repräsentant*in gegenüber dem Cevi Region Bern, den kirchlichen und politischen Behörden und den Eltern.

Es ist sehr sinnvoll, Verantwortungen im Team aufzuteilen, weil es die Zusammenarbeit des Teams fördert und dich als AL entlastet.

Persönlich

• Tankstelle und geistliche Heimat suchen/haben (Jugendgruppe, Hauskreis, Gemeinde, Gotte/Götti etc.)
• Besuch von Weiterbildungsanlässen

Abteilung

• Allgemeiner Überblick behalten und vorausschauend planen
• Jahresplanung machen
• Elternkontakte halten (kann auch durch andere geschehen, es ist aber wichtig, dass dich die Eltern kennen)
• Verantwortung für die Prävention sexueller Ausbeutung übernehmen (Thematisierung im Team, Fachstellen kennen und bei Bedarf kontaktieren)

• Post und Rückmeldung ans Sekretariat (z.B. Lagererfassung, Kursplanung, Teamliste, Anmeldung Lotteriefonds

o regelmässige Information (Programm, Leiter*innenwechsel, Elternanlass...)

o Werbung machen

o Adressverwaltung. Am einfachsten in der Cevi-Datenbank https://db.cevi.ch

o Kasse

o "Lädeli“

o Lager und spezielle Anlässe planen

o Versicherungsfragen klären, Grundwissen über Rechte (Bsp. Lagermaterial, Bildrecht)

o Finanzkompetenzen regeln und Möglichkeiten zur Finanzbeschaffung prüfen

o Versicherungsfragen klären

Team

• Kommunikation mit den Leiter*innen, Aufteilen von Aufgaben und Rollen
• Die Teamler*Innen motivieren, Kurse zu besuchen (Kursplanung durch Jugendarbeitende wird angeboten)
• Regionale und abteilungsinterne Informationen ans Team weiterleiten
• Sitzungsleitung wahrnehmen (kann auch teilweise abgegeben werden
• Teamleben beobachten und pflegen
• Persönliche Betreuung der Mitarbeiter*innen
• Das Team motivieren für Kurse, Kursmitarbeit und sonstige Anlässe
• Nachfolgeregelung einführen, d.h. sich frühzeitig überlegen, wer die Nachfolge von Gruppen- und Abteilungsleitung übernehmen könnte.

o Geistliche Inputs geben

o Praktische Inputs und Programmhilfen geben

Ort

• Kontakt zur Kirche
• Kontakt zur politischen Gemeinde und zu Vereinen

o Kontakt zu anderen Jugendorganisationen

o Öffentlichkeitsarbeit

Region

• Beteiligung an regionalen Anlässen (z.B. Delegiertenversammlung) und Anlässen, die von Ressorts für ALs veranstaltet werden (z.B. Foren)
• Zusammenarbeit mit den Ressorts
• Lesen der regionalen Post und Rückmeldung ans Sekretariat, wo dies verlangt wird (z.B. Lagerdaten, Kursplanung, Teamliste).
• Adressänderungen und AL-Wechsel dem Sekretariat melden
• Einmal im Jahr (das ist das Ziel) ein Begleitungsgespräch mit eine*r Jugendarbeiter*in oder Ressort Begleitungsperson und dem*r Ortsgruppenleiter*in machen.
• Kontakt zu anderen Jungscharen pflegen

Teamförderung

Teamförderung ist etwas vom Anspruchsvollsten in deiner Funktion als Abteilungsleiter*in. Jedes Team und alle Mitglieder funktionieren anders. Wichtig ist, dass du dir Zeit lässt, zu merken und zu beobachten wie dein Team funktioniert. Scheue dich nicht, für diese wichtige Aufgabe für dich Unterstützung zu suchen, beispielsweise durch ein Begleitungsgespräch mit den Jugendarbeitenden. Das Ressort Begleitung kommt gerne auch zu dir in die Abteilung ein Forum durchführen. Das Thema können wir gemeinsam besprechen, zum Beispiel „helfen Helfer*innen?“ „jedem sis Plätzli im Team“, „Teamförderung“.

Die folgenden Ausführungen zum Gruppenbildungsprozess und zu verschiedenen Rollen im Team sollen dir einen kleinen Einblick geben, welche Dynamiken in einem Team zu finden sind und wie du darauf eingehen kannst.

Gruppenprozesse

Ein erfolgreiches Team entsteht meist nicht zufällig, sondern ist das Resultat verschiedener Prozesse. Diese können ungesteuert aber auch gesteuert erfolgen. Die besten Ideen zur Unterstützung des Gruppenprozesses in der jeweiligen Phase (do’s) und die allfälligen Ablöscher / was ein*e Abteilungsleiter*in / ein*e Gruppenleiter*in nicht tun sollte (dont’s) sind in den folgenden Ausführungen zu finden.

Die Aussagen sind im Rahmen der Foren entstanden. Es sind praktische Hinweise auf Teamarbeit in den verschiedenen Phasen, die ein Team natürlicherweise durchmacht von einem ersten Zusammentreffen der Teamler*innen bis zu einem eingespielten Team - ohne Anspruch auf Vollständigkeit!

Forming (Orientierungsphase - Information)

Do’s	Dont’s
Allgemein: Viel Zeit einplanen (je nach Gruppe mehr oder weniger)
Respekt zeigen	Diese Phase überspringen
Rahmen und Strukturen (Leitplanken) geben	Die TeamlerInnen überfordern
Es sollte ein übergeordnetes Grobziel vorhanden sein	Behauptungen weitertragen, ohne der Sache selber auf den Grund zu gehen.
Schwächere in der Gruppe fördern den Personen Zeit geben, sich im Team zurecht zu finden	Die Gruppe sich selber überlassen, wenn kein Rahmen vorhanden ist (kann aber auch mal spannend sein…)
Integrieren	Neuem gegenüber verschlossen sein

Storming (Konfrontationsphase - Integration)

In dieser Phase steht der Beziehungsaufbau im Zentrum. Dazu gehört auch, die Rollen festzulegen und sich zu positionieren. Es kann sein, dass in dieser Phase Konflikte aufbrechen.

Do’s	Dont’s
Allgemein: Klare Kommunikation und Dinge wagen an zu sprechen. Es ist wichtig, diese Phase durchzumachen!!!
Konflikte und einzelne Personen ernst nehmen (wenn „es brodelt“, das ansprechen)	Konflikte unterdrücken, sie verdrängen, sie gar nicht erst zum Ausbruch kommen lassen
Sich viel Zeit nehmen, dieser Phase „Raum“ geben – Lösungsorientiert arbeiten	Unneutral bleiben und Stellungen beziehen, parteiisch sein
Mit den einzelnen Personen das Gespräch suchen, dann erst in der Gruppe gemeinsam Konflikte angehen, aber das Team unbedingt in Entscheidungen mit einbeziehen	Sich rasch mit einer Aussage zufriedengeben, ohne sich 100% sicher zu sein, was genau die Person gemeint hat
Gute Konfliktkultur entwickeln	Unklar kommunizieren
Vertrauen schaffen	Gleichgültigkeit zeigen

Norming (Organisierungsphase - Identifikation)

Nun sind die Rollen verteilt, es können Projekte aufgegleist werden. Gemeinsam werden Spielregeln festgelegt, Probleme gelöst und zielgerichtet gearbeitet. Wichtig ist nun auch die gemeinsame Identifikation mit der Arbeit / mit dem Cevi.

Do’s	Dont’s
Allgemein: Das Wir-Gefühl stärken, sich auf Beziehungen konzentrieren und das Cevi Leitbild umsetzen
Gemeinsame Erlebnisse und kleine Projekte zusammen machen, auf Regelmässigkeit achten (Beziehungen bauen)	Als Leitung den TeamlerInnen ihre Ideen unterdrücken
Wertschätzung vermitteln	Informationen nicht weiterleiten
Balance finden zwischen Aufgaben erteilen (Aufgaben nach Fähigkeiten verteilen) und die Teamler*innen nicht überfordern	Der/die Leiter*in geht zu früh oder unvorhergesehen
Konstruktive Kritik üben (Feedback geben Lob + Kritik!)	Keine Regeln im Team abmachen
Rituale einführen (z.B. ein Begrüssungsritual, das das Zusammengehörigkeitsgefühl stärkt)	Zu viel selber machen wollen

Performing (Initiative)

Diese Phase ist die Folge der Norming-Phase. Nun besteht eine grosse gemeinsame Identifikation und die Gruppe entfaltet ihr grösstes Leistungspotenzial.

Do’s	Dont’s
Allgemein: ähnlich wie bei der Norming-Phase, Unterschied, mehr das gemeinsame Potential des Teams nutzen, um öffentlich „aufzufallen“
Das gemeinsame Ziel den Teammitgliedern vor Augen halten (z.B. Teamleistung präsentieren, öfftl. Anlässe)	Ungleiche Förderung der TeamlerInnen
Auf eine Ausgewogenheit zwischen Arbeiten und Spass achten und so Beziehungen pflegen	Soziale Aspekte im Team vernachlässigen
Nachwuchsförderung nicht vergessen. Langsam Verantwortung an jüngere Leiter*innen abgeben ( =einander Vertrauen schenken und Grosses zutrauen)	rivalisieren / vergleichen
Trägerverein, Verein schaffen zur Unterstützung	Schwarzmalerei / Pessimismus verbreiten / oder fördern
Ausblick auf Neues machen (wie geht’s weiter?) Ideen sammeln, visionieren	Aufgaben immer an sich reissen Entscheidungen nur im Alleingang treffen
Individualität zulassen und/aber: Teamgeist pflegen (Retraite, Team-WE, Essen, …) Vorbildfunktion wahrnehmen	Mobbing

Verschiedene Rollen im Team

Teamrolle ist die Bezeichnung für die Funktion, Position oder Aufgabenstellung, die ein Teammitglied innerhalb einer Arbeitsgruppe zugewiesen bekommen hat oder sich auf Grund bestehender Eignungs- und Leistungsschwerpunkte im Laufe einer Team- oder Gruppendynamik innerhalb des Teams herausgebildet hat (https://de.wikipedia.org/wiki/Teamrolle).

Jedes Teammitglied übernimmt eine eigene Rolle im Team. Dies ist bedingt durch die unterschiedlichen Charaktere und Hintergründe, ergibt sich teilweise aber auch durch die bereits bestehende Gruppendynamik. Die folgende Übersicht nach Belbin soll helfen, zu verstehen, aus welchen Typen ein Team zusammengesetzt ist. Wichtig ist, dass diese Übersicht nicht dazu gebraucht wird, feste und unveränderliche Zuschreibungen zu machen (z.B. du bist halt so und so, weil du diese Rolle hast).

Teamwork / Mitarbeit. Diese Personen sind sympathisch, beliebt, kommunikativ, diplomatisch und führen gerne private Gespräche. Sie sorgen für ein angenehmes Arbeitsklima, Harmonie, sie vermeiden Rivalität und können auch introvertierte Teammitglieder motivieren und aktivieren. Manchmal sind sie etwas unentschlossen und überlassen Entscheidungen gerne anderen. Teamworker*innen können in Konfliktsituationen gut vermitteln, sie helfen im Hintergrund und tragen zum sozialen Klima bei.

Weichenstellende / Wegbereitende sind extrovertiert, enthusiastisch, kommunikativ, sozial und gesellig. Sie schliessen schnell Freundschaften und verfügen über nützliche Kontakte ausserhalb des Teams. Sie finden neue Möglichkeiten und Alternativen. Sie sind am Anfang eines Projektes sehr optimistisch und enthusiastisch, können mit der Zeit jedoch leicht das Interesse verlieren. Bei der Arbeit beschäftigen sie sich oft mit Irrelevantem oder schweifen ab. Weichenstellende können gut zum Pflegen von Kontakten ausserhalb des Teams und zur Ideenfindung eingesetzt werden.

Koordination. Diese Personen sind selbstsicher, entschlusskräftig, kommunikativ und können gut zuhören. Sie können gut Ziele und Prioritäten setzen, relevante Problemstellungen erkennen, Aufgaben delegieren und dabei die Voraussetzungen der Teammitglieder erkennen und externe Ziel- und Zeitvorgaben beachten. Manchmal können Koordinator*innen als manipulierend empfunden werden, was für manche Teammitglieder schwierig sein kann. Schwierig wird die Rolle auch, wenn persönliche Aufgaben delegiert werden. Koordinator*innen können als Teamleitung oder in einem bestimmten Sachbereich eingesetzt werden.

Spezialist*innen sind selbstbezogen, engagiert, auf fachliche und technische Themen konzentriert und verfügen über eine umfangreiche Expertise und viel Hintergrundinfos. Sie können professionelle Beiträge zu Diskussionen beitragen und generelle Aussagen in korrekte Bezeichnungen umformulieren. Bei der Arbeit verlieren sie sich manchmal in technische Einzelheiten und liefern dadurch vor allem informative Beiträge. Spezialist*innen können für die Informationsbeschaffung und zur Vermittlung von Sachwissen eingesetzt werden.

Beobachtende sind nüchtern, strategisch, analytisch und eher introvertiert. Sie können sich aus Distanz einen Überblick verschaffen. Sie haben ein gutes Urteilsvermögen und berücksichtigen bei Entscheidungen alle relevanten Möglichkeiten. Werden sie kritisiert, verlieren Beobachtende rasch das Interesse. Gleichzeitig können sie sich nicht so gut begeistern und andere schlecht motivieren. Von anderen Teammitgliedern werden Beobachtende ab und zu als taktlos und herablassend empfunden. Beobachtende können eingesetzt werden, um Meinungen zu formulieren und die Übersicht zu behalten.

Erfinder*innen sind introvertierte, kreative und phantasievolle Menschen. Individuelle Denkweisen und das Finden neuer Ideen und Denkweisen zeichnet sie aus. Sie können gut schwierige Problemstellungen lösen. Details und Nebensächlichkeiten ignorieren sie manchmal, weshalb auch Flüchtigkeitsfehler entstehen, ausserdem können sie Kritik schlecht annehmen. Erfinder*innen können zum Lösen von Problemen sowie zum Entwickeln neuer Strategien eingesetzt werden.

Umsetzende sind zuverlässig, kreativ, diszipliniert, effizient, systematisch und methodisch. Sie können Konzepte in durchführbare Arbeitspläne umsetzen und stabile Strukturen aufbauen, die insbesondere sie selber brauchen. Sie sind kritisch gegenüber Umweltveränderungen und wenig flexibel bezüglich neuer Lösungsvorschläge. Umsetzende können zur Definition von Zielsetzungen, für die Entwicklung praktischer Ansätze und zur Strukturierung der Vorgehensweise eingesetzt werden.

Perfektionismus. Diese Personen sind genau, pünktlich, zuverlässig, aber auch etwas ängstlich. Sie versuchen, Fehler zu vermeiden, halten Zeitvorgaben ein und beachtet Details. Sie kontrollieren Prozesse, anstatt sie zu delegieren und verlieren manchmal den Überblick, weil sie sich auf die Genauigkeit einzelner Details konzentrieren. Perfektionistische Personen können für tiefgründige Arbeiten und zur Kontrolle der Zeitvorgaben eingesetzt werden.

Machende sind dynamisch, energiegeladen, ständig unter Druck, brauchen klare Angaben und Aussagen und könne sich auf wesentliche Kernprobleme konzentrieren. Sie fordern heraus, übernehmen Verantwortung, formulieren Teilziele, suchen Strukturen, treffen Entscheide und erledigen Aufgaben sofort. Im Umgang mit anderen provozieren Machende leicht und geraten dadurch in Konflikte. Sie sind jedoch nicht nachtragend. Von Externen werden sie manchmal als arrogant empfunden, intern kann das hektische Auftreten zu Unruhen führen. Machende leben in einem gleichgestellten Team auf. Falls sie in einer Führungsposition sind, brauchen sie viel Selbstdisziplin für die Kontrolle und Koordination

Höck

Höckvorbereitung

Das Gelingen eines Höcks hängt nicht nur von dem Geschehen während des Abends ab, sondern auch massgebend von den Vor- und Nachbereitungen.

Einige Fragen, die man sich im Vorfeld stellen sollte:

Thema und Ziel

• Was soll mit der Sitzung erreicht werden?
• Welche Themen sind zu behandeln? Traktanden sammeln und anordnen
• Was ist ein sinnvoller Einstieg für diesen Höck?

HöckteilnehmerInnen

o  Wer muss am Höck teilnehmen? (evtl. Abmeldesystem einführen)

o  Wie werden die Teilnehmenden eingeladen und über die Traktanden informiert?

o  Sind Vorgespräche mit einzelnen Teilnehmenden notwendig?

Zeitplanung

• An welchem Tag? Ist die Tageszeit günstig?
• Haben die Höckteilnehmenden genügend Zeit, sich vorzubereiten?
• Wann müssen die Traktanden gesammelt werden?
• Wie lange soll der Höck dauern? Wie viel Zeit davon benötigen die einzelnen Traktanden? Reicht die Zeit aus?

Ort und Raum

• Wo findet die Sitzung statt? Raumreservationen, Platzverhältnisse
• Erfrischung: Getränke, Süsses?
• Braucht es Hilfsmittel? Wie können sie eingesetzt werden?
• Gibt es eine sinnvolle Sitzordnung?

Checkfragen für den Programmhöck

Immer wieder trifft man sich, um die konkrete Planung des nächsten Jungscharnachmittages zu besprechen. Dabei müssen gleichzeitig viele verschiedene Aspekte beachtet werden.

Es folgt eine Zusammenstellung von Checkfragen, wovon einige elementar sind (Sicherheitsfrage, altersgerechtes Programm,…) und bei den anderen je nach Programm Prioritäten gesetzt werden müssen (man kann nicht immer alle berücksichtigen):

o  Ist das Programm insgesamt durchführbar und die Zeitplanung realistisch?

o  Sind die ausgewählten Elemente altersgerecht?

o  Ist das Cevi-Dreieck verwirklicht? (Körper-Geist-Seele)

o  Enthält das Programm Inhalte der christlichen Grundbotschaft?

o  Lernen die Kinder etwas, das sie nachher anwenden können?

o  Kommt das Gruppenbedürfnis zum Zug?

o  Ist das Programm interessant, spannend, packend?

o  Ist ein passender Einstieg vorhanden?

o  Habt ihr auch während dem Programm Zeit für die einzelnen Kinder?

o  Sind Alternativen bei schlechtem Wetter oder bei Pannen vorhanden?

o  Ist das Programm ungefährlich? Wo sind besondere Gefahren?

o  Sind alle Programmteile auf Leiter*innen verteilt?

o  Ist klar, wer welches Material mitnimmt?

o  Bei welchem Programmteil übernehmen die Helfer*innen besondere Aufgaben?

Jahrescheckliste für Ortsgruppenleiter*innen

Die folgende Checkliste ist ein Ergebnis der Abteilungsleiter*innen-Foren. Sie soll eine Gedankenstütze innerhalb der Jahresplanung sein. Es wird von einer Jungschar ausgegangen, die ein Pfingstlager und ein Sommerlager durchführt.

Die Checkliste kann je nach Ortsgruppenspezifischen Anlässen noch beliebig erweitert und verändert werden.

Jahresaufgaben ohne festes Datum

o Eltern-Infobriefe schreiben, Spenden- oder Mitgliederbeitrag einfordern

o Elternabend organisieren

o Infofluss Region-Team und Team-Region gewährleisten

o Laufend die Lager und Weekends dem Lotteriefonds anmelden. (mehr Infos? Mail ins Sekki)

Januar/Februar

o Alle Lager aus dem Vorjahr dem Lotteriefonds und BSV anmelden - falls noch nicht gemacht

o Mitgliedererhebung dem Sekretariat melden

o Kursplanung mit Team

o Jugend + Sport-Planung machen

o Jahresübersicht an Eltern versenden (mit Daten von Lagern und evtl. Lageranmeldung)

o Jahresbudget erstellen und den Leiter/innen mitteilen

(Gruppengeld)

o Werbeanlass planen, überlegen, wie die Informationen zu den neuen Schüler/innen kommen

o Planung von neuen Jungschigruppen (ab August)

März/April

o Delegiertenversammlung besuchen

Mai/Juni

o Infobrief für Sommerlager an Eltern verschicken

o Ortsgruppenleiter/innen-Seminar besuchen

Juli/August

o Beginn mit neuen Jungschigruppen, Besuch in Schulhäusern organisieren (Werbung)

September/Oktober

o Lagerplatzsuche für das folgende Sommerlager

o Vorausblicken ins nächste Jahr: Ideen, Visionen, Ziele

o Daten sammeln fürs nächste Jahr

o Jungscharweihnachten grob planen

November/Dezember

o Jahresrückblick mit dem Team, Jahresschluss organisieren für das Team

o Jahresplanung erstellen, Jahresausblick, Abteilungsdaten festlegen, spezielle Anlässe grob planen

o Teamanlässe planen und gleich mit dem Treffpunkt verbinden

o Lagerplatz fürs Pfila suchen

o Unihockey-Night anmelden

o Besprechen wer im kommenden Jahr welchen Kurs besucht oder mitleitet & dies melden

o Rechnungsabschluss