Schichtplan

Hat deine Cevi-Abteilung oder du selbst einen Anlass geplant, an welchem sich die Helfenden für Schichten eintragen sollen? In diesem Artikel werden dir einige Tipps und Tricks verraten. Zusätzlich wirst du darüber informiert, auf was du beim Erstellen achten sollst.

Erstellen eines Schichtplanes

Vor dem Erstellen

Hast du die Aufgabe, einen Schichtplan zu erstellen oder bist der Organisator eines grösseren Anlasses, ist es wichtig, sich erst einmal Informationen zu verschaffen. Das heisst man muss wissen wie viele Personen verfügbar sind, von wann bis wann der Anlass stattfinden soll und natürlich wie man sich für die verschiedenen Schichten eintragen kann.

Es ist sehr wichtig früh genug mit der Planung des Anlasses zu beginnen. Dies beinhaltet natürlich auch das Erstellen des Schichtplans. (Frühes Eintragen erleichtert die Planung!)

Hast du die nötigen Informationen notiert, kannst du mit dem Erstellen des Schichtplanes beginnen.

Erstellen eines Schichtplanes

Heutzutage gibt es diverse Möglichkeiten einen Schichtplan übersichtlich und hübsch zu kreiren. Es soll natürlich kein Kunstwerk sein, aber eine gute Übersicht ist das "A und O".

Zu diesen Möglichkeiten zählen:

• Google Docs (Spreadsheet)
• Doodle Umfrage
• Google Formular
• JotForm Formular
• ...

Zu Beginn solltest du einen Titel festlegen (Bsp. Stand am Herbstmäärt). Danach je nach Tool unterschiedlich; eine Tabelle erstellen und in der linken Spalte die Zeiten der Schichten eintragen.

Es empfiehlt sich, kurze Schichten festzulegen, die ca. 1-2 Stunden dauern. Je kürzer, desto flexibler mit den Zeiten ist das Team (vor allem für Personen die nicht viel Zeit haben). 1-2 Stunden ist meiner Erfahrung eine gute Dauer für eine Schicht. Am besten legst du anhand der Personenanzahl eine Mindestmenge an Schichten fest. (Bsp. 3 Schichten pro Person). So ist jeder gezwungen, gleich viel zu arbeiten wie die anderen, hat aber trotzdem die Auswahl wann und wo man arbeiten will.

[Wichtig]: Vergesse nicht, den Auf und Abbau in den Schichtplan miteinzubeziehen, für den sich das Team eintragen kann. Denn auch der Anfang und Schluss soll gedeckt sein.

Ist dies erledigt, sollten die verschiedenen Posten und Aufgaben festgelegt werden. (siehe anhand dieses Beispiels:)

1. Harassenklettern: Kids sichern
2. Harassenklettern: Harassen geben
3. Stand-Betreuung: Bratwurst bräteln / Getränkeservice
4. Stand-Betreuung: Kasse + Werbeartikel

Nun kann sich jede/r LeiterIn in die Tabelle einschreiben zu welchen Zeiten an welcher Position (Aufgabe) sie anwesend sein möchte.

Nach dem Erstellen

• Du hast nun ein Dokument / Umfrage / Formular erstellt. Dieses gilt es nun zu speichern und dem Team zur Verfügung zu stellen. Am besten kopierst du den Link in die WhatsApp Gruppe / Website oder sonst wo worauf das GANZE Team Zugriff hat.
• Erwähne unbedingt, dass das umschreiben anderer Personen untersagt sei. Dies führe sonst zu einem Chaos. Ausserdem müssen alle Bescheid wissen, dass sie die Mindestschichtenanzahl einhalten müssen (Bsp. 3 Schichten pro Person).
• Schicke den Link ca. 1 Monat vor dem Beginn des Anlasses an das Team. So hat jeder Zeit, sich frei zu nehmen, das Datum eintragen etc.
• Sollten am Schluss wenige Schichten übrig sein, die nicht besetzt sind, teile diejenigen zu die sich nicht eingetragen haben oder die nicht die Mindestschichtanzahl eingehalten haben. Teile den Betroffenen aber mit wann sie zugeteilt wurden.
• Zum Schluss ist es wichtig, einen Screenshot / Bild oder Kopie auf dem Blatt zu machen, dass jedes Teammitglied zu jeder Zeit schauen kann, wann und wo er zugeteilt ist. Hänge den Schichtplan am besten am Stand auf wo jeder einen Blick drauf werfen kann, wer ablöst, wann und wo.

Zusammenfassung

Das Wichtigste in Kürze

• ein öffentliches Dokument / Umfrage zur Verfügung stellen (möglichst unkompliziert)
• Datum + Zeiten müssen stimmen
• möglichst früh mit der Planung der Schichten beginnen
• Auf- und Abbau mit einplanen
• keine zu langen oder kurzen Schichten
• jeder muss wissen wann er wo sein muss, JEDER!