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| − | [[Datei:CeviDB.png|miniatur|Die Startseite der CeviDB]]Die [https://db.cevi.ch/users/sign_in CeviDB] ist eine online Datenbank für die Mitgliederverwaltung von Cevi Gruppen. Seit Oktober 2014 wird die CeviDB von uns genutzt. | + | [[Datei:CeviDB.png|miniatur|Die Startseite der CeviDB]]Die [https://db.cevi.ch/users/sign_in Cevi.DB] ist eine online Datenbank für die Mitgliederverwaltung von Cevi Gruppen auf der Basis von [https://hitobito.com/de/ Hitobito]. Sie ist seit Oktober 2014 im Einsatz. |
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| − | Aktuell sind folgende Mitgliederorganisationen darin vertreten:
| + | Neben dem [[Cevi Schweiz]] sind aktuell folgende Mitgliederorganisationen darin vertreten: |
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| − | - Regionalverband ZH-SH-GL | + | *[[Region Zürich]] |
| | + | *[[Regionalverband Winterthur-Schaffhausen]] |
| | + | *[[Regionalverband Bern]] |
| | + | *[[Region AG-SO-LU-ZG|Regionalverband AG-SO-LU-ZG]] |
| | + | *[[Region Ostschweiz|Region Ostschweiz]] |
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| − | - Regionalverband Winterthur-Schaffhausen
| + | Auf dieser Seite findest du die wichtigsten Hilfen zur neuen Mitgliederdatenbank. |
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| − | - Regionalverband Bern | + | ==Schritt-für-Schritt Anleitungen== |
| | + | Für die gängigsten Abläufe gibt es jeweils eine Schritt-für-Schritt Anleitung mit ausführlichen Erklärungen. |
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| − | - Cevi Schweiz
| + | *'''Wie sende ich meiner Stufe ein E Mail?''' Mailversand und Abonnemente: [[Cevi.DB Abos]] |
| | + | *'''Wie erstelle und verwalte ich ein Lager?''' Anlässe erstellen und Teilnehmende verwalten: [[Cevi.DB Anlaesse]] |
| | + | *Rechnungen erstellen: [[Cevi.DB Rechnungen]] |
| | + | *Sicherheit und Datenschutz: [[Cevi.DB Sicherheit und Datenschutz]] |
| | + | *Berechtigungen und Struktur: [[Cevi.DB Berechtigungen]] |
| | + | *Elternzugang: [[Cevi.DB_Elternzugang]] |
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| − | Auf dieser Seite findest du die wichtigsten Hilfen zur neuen Mitgliederdatenbank.
| + | ==Video-Anleitungen zu Features== |
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| − | evtl. sucht du nach alten Inhalten, welche noch nicht migriert wurden, diese wären auf dem alten Wiki zu finden https://share.cevi-zhshgl.ch/dokuwiki/doku.php?id=db:start.
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| − | == Video-Anleitungen == | |
| | Die Anleitungen für die gängigsten Aufgaben wurden in Form von YouTube-Anleitungen erfasst. | | Die Anleitungen für die gängigsten Aufgaben wurden in Form von YouTube-Anleitungen erfasst. |
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| | Alle verfügbaren Anleitungen sind in einem dafür erstellten [https://www.youtube.com/channel/UCpzKpJ1i1hTuT5LJRrGnUMQ/videos YouTube-Channel] zu finden. | | Alle verfügbaren Anleitungen sind in einem dafür erstellten [https://www.youtube.com/channel/UCpzKpJ1i1hTuT5LJRrGnUMQ/videos YouTube-Channel] zu finden. |
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| − | Zur Zeit werden die Anleitungen überarbeitet und können hoffentlich schon bald neu online zum Ansehen verfügbar sein.
| + | *'''Wie verwalte ich meine Gruppe / Stufe?''' Mitgliederverwaltung ([https://www.youtube.com/watch?v=zsGYn7M8yKs Eine Gruppe erstellen], [https://www.youtube.com/watch?v=g5Uf1M8UbU8 Person erfassen]) |
| − | | + | *'''Wie melde ich mich für einen Ausbildungskurs meiner Region an?''' Kursverwaltung ([https://www.youtube.com/watch?v=9SoWHafx_9M für einen Kurs anmelden]) |
| − | == Organisation der Zuständigkeiten ==
| + | *Kursverwaltung ([https://www.youtube.com/watch?v=A0ALrEVGLsE Kurs erstellen]) |
| − | Die Steuerungsgruppe Cevi.DB kümmert sich um Anliegen bezüglich der Cevi.DB. Wir koordinieren Änderungen der Software mit Hitobito und nehmen auch an den Community-Treffen von Hitobito teil um die Anliegen des Cevis zu vertretten.
| + | *Anlassverwaltung ([https://www.youtube.com/watch?v=Cl5hbmuYnoE Einen Anlass erstellen], [https://www.youtube.com/watch?v=zmrj5gqnzAI für einen Anlass anmelden]) |
| − | | + | *Erhebung des Mitgliederbestands ([https://www.youtube.com/watch?v=170oM2SiW0Q Bestandesmeldung]) |
| − | Fragen zur Cevi DB beantworten wir gerne via E-Mail an cevidb(at)cevi.ch
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| − | == Release-Notes ==
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| − | Beschreibungen zu neuen Funktionen welche mit einem Release hinzugefügt wurden findest du hier: [[CeviDB Release Notes]]
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| − | == API ==
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| − | Für die CeviDB ist eine API vorhanden. Weitere Infos dazu findest du auf der Seite [[CeviDB API|API]] in diesem Wiki.
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| − | == Häufig gestellte Fragen (FAQ) ==
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| − | === Allgemeine FAQ's ===
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| − | Dokumentation zum Rechnungstool: [[CeviDB Rechnungen]]
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| − | ==== Wie kann ich einen aktiven Filter speichern? ====
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| − | Wenn du bei aktivem Filter im unter “Weitere Ansichten” den Eintrag “Neuer […] Filter” wählst, wird der aktive Filter angezeigt und du kannst ihn speichern.
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| − | ==== Gibt es eine Übersicht mit allen Berechtigungen? ====
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| − | Ja, diese Übersicht ist vorhanden: [[CeviDB Berechtigungen]]
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| − | ==== Wie kann ich eine Person in der CeviDB mit dem Suchfeld finden? ====
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| − | * Suche möglichst nach eindeutigen Namen (z.B. dem Namen der Ortsgruppe) eine Suche nach “Ehemalige” oder “David” wird wohl sehr viele Treffer ergeben.
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| − | * Im Such-Feld kann nach allen Angaben gesucht werden (Email, Telefonnummern, AHV). Es erscheinen aber nur Einträge, bei denen du auch Lese-/Schreibrechte hast.
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| − | ==== Wie kann ich meine eigen Daten löschen lassen? ====
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| − | Deine personenbezogenen Daten können von den CeviDB-Administratoren permanent gelöscht werden. Bitte melde dich dazu per Email an cevidb(at)cevi.ch.
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| − | === FAQ für Teilnehmer und Leiter ===
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| − | ==== Wie kann ich meine Hauptgruppe ändern? ====
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| − | Die Hauptgruppe zeigt dir an, welche Gruppenzugehöhrigkeit bei dir führend ist. Durch die Hauptgruppe kannst du die Ebene die du siehst, wenn du dich einloggst, oder auf deine Person klickst, steuern.
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| − | Die Haupgruppe kann geändert werden, indem du bei der Liste deiner Rollen, das * Symbol anklickst. Die Hauptgruppe hat ein ausgefülltes * Symbol, alle anderen Rollen haben ein leeres * Symbol.
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| − | === FAQ für Stufenleiter und Addressverwalter ===
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| − | ===== Personen zufügen =====
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| − | Die einzelnen Leiter können Personen zu den jeweiligen Gruppen zufügen. Dazu:
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| − | # In die Gruppe klicken
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| − | # "Person hinzufügen" wählen
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| − | # Nach Person suchen, wenn nicht gefunden neu erfassen
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| − | # Rolle (Leitung oder Mitglied) zuweisen
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| − | # Bezeichnung zuweisen. Hier können Zusatzinformationen eingegeben werden. Im Krisenmanagement wird hier bspw. die Rangfolge der Notfallkontakte angegeben.
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| − | Siehe auch Video-Erklärung zu bestehende Person hinzufügen: https://www.youtube.com/watch?v=r_zSVuAtdAM oder neue Person erfassen: https://www.youtube.com/watch?v=g5Uf1M8UbU8. Wenn Personen "neu erfasst" (siehe Punkt 3) werden, gilt es diese Personen über ihren Account zu informieren und die eigenen Daten entsprechend zu verwalten.
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| − | ==== Verschiedene Personen wohnen im gleichen Haushalt. Kann die CeviDB dies abbilden? ====
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| − | Ja. Dazu kannst du auf der Personen-Seite mit "Bearbeiten" gewählt werden, mit wem diese Person im Haushalt wohnt. Die Adresse wird übernomen.
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| − | Falls eine Adresse im Haushalt geändert wird, wird die Adresse von jeder Person im Haushalt geändert.
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| − | ==== Wie mache ich einen Teilnehmer zu einem Leiter? ====
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| − | Um die Rolle einer Person zu ändern, klickst du bei der Rolle auf das Icon mit dem Stift. Danach kannst du die Rolle und die Gruppe anpassen.
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| − | Wenn neben der Rolle kein Icon mit Stift zu sehen ist, dann fehlen dir die nötigen Rechte. Wende dich an den “Administrator CeviDB” deiner Abteilung oder die Geschäftsstelle deiner Region.
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| − | ==== Wie kann ich eine Rolle löschen? ====
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| − | Wenn du eine Rolle löschen kannst, erscheint neben der Rollenbezeichnung ein Icon mit einem Papierkorb. Um die Rolle zu löschen, musst du dann einfach auf das Papierkorb-Icon klicken.
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| − | Ob du eine Rolle löschen kannst, hängt von deinen Rechten ab. Einige Rollen wie z.B. Abteilungsleiter kann dir zudem nur jemand anderes löschen (z.B. der neue AL oder das Seki).
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| − | ==== Ich habe einer Person alle Rollen gelöscht, nun ist sie verschwunden! ====
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| − | Die Person ist noch nicht ganz verschwunden. Du findest sie sicher noch unter “Ohne Rollen”. Du kannst die Person ganz normal wieder zu deiner Gruppe hinzufügen:
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| − | * Gehe in die Gruppe zu der die Person gehört
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| − | * Klicke auf “+ Person hinzufügen”
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| − | * Gib unter “Bestehende Person suchen” den gesuchten Namen ein
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| − | ==== Wie kann ich eine ausgetretene Person löschen? ====
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| − | Einmal erfasste Personen können durch Nutzer nicht mehr gelöscht werden. Das ist Absicht, denn die Person ist möglicherweise mit anderen Gruppen, mit Kursen oder Anlässen verknüpft. Wenn eine Person aus deiner Gruppe austritt, entfernst du einfach die entsprechenden Rollen. Danach ist die Person zwar noch in der Datenbank vorhanden, aber solange unsichtbar, bis sie wieder zu einer Gruppe hinzugefügt wird.
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| − | ==== Was mache ich, wenn eine Person zweimal in der DB vorkommt? ====
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| − | # Kontrolliere ob/wie die beiden Einträge mit Gruppen/Rollen verknüpft sind.
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| − | # Übernehme alle Rollen und sonstigen Informatioen auf einen der beiden Einträge (wenn du das nicht selbst kannst, schreibe ein Mail an cevidb(at)cevi.ch).
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| − | # Lösche beim zweiten Eintrag alle Felder. (Besonders wichtig ist, dass Vorname, Name und Haupt-Mailadresse gelöscht werden.)
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| − | # Ersetze beim zweiten Eintrag den Ceviname durch <code>Dublette</code> (exakte Schreibweise)
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| − | # Lösche beim zweiten Eintrag alle Rollen.
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| − | ==== Wie werden verstorbene Personen behandelt? ====
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| − | Ist eine Person aus einer von dir verwalteten Gruppe verstorben, dann gehe wie folgt vor:
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| − | # Trage unter <code>Zusätzliche Angaben</code> auf der ersten Zeile <code>Verstorben</code> ein (exakte Schreibweise). Ergänze auf der zweiten Zeile den genauen oder ungefähren Todestag in folgendem Format (ohne die Anführungszeichen): “Todestag: DD.MM.YYYY”, also z.B. Todestag: 12.01.2014.
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| − | # Lösche die Person aus allen von dir verwalteten Gruppen.
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| − | # Falls die Person in weiteren Gruppen eingetragen ist, aus welchen sie du nicht löschen kannst, informiere die Eigentümer der entsprechendenden Gruppen oder dein Regionalsekretariat / Geschäftsstelle.
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| − | === FAQ für Adressverwalter ===
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| − | ==== Was ist die empfohlene Struktur einer Ortsgruppe? ====
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| − | Ihr müsst selbst herausfinden, welche Struktur für euch am Besten passt. Einige Hinweise aufgrund unserer bisherigen Erfahrungen:
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| − | * Führt die Männer und die Frauen-Abteilung als ein gemeinsames Arbeitsgebiet. (Sonst sehen sich die Leiterteams nicht gegenseitig.) | |
| − | * Erstellt für jede Gruppe/Stufe eine eigene Gruppe vom Typ “Stufe” direkt unter dem Arbeitsgebiet. Falls ihr möchtet könnt ihr hier das Geschlecht durch ein (F) oder (M) kennzeichnen.
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| − | * Erstellt mindestens eine Gruppe vom Typ “Extern” für Ehemalige, Unterstützer und Freunde. (Hier könnt ihr auch eure Gotten/Göttis eintragen.) Die Gruppe “Extern” wird beim Bestand nicht gezählt.
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| − | * Vermeidet es viele Gruppen mit wenigen Mitgliedern anzulegen. (Wenn ihr kein riesiges Leiterteam habt, lohnt es sich z.B. nicht eine Gruppe vom Typ “Team” anzulegen.)
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| − | ==== Kann ich verhindern, dass sich Teilnehmer selbst in die CeviDB einloggen? ====
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| − | Ja. In die CeviDB kann sich nur einloggen, wer eine Haupt E-Mail eingetragen hat. Wenn du die Haupt E-Mail leer lässt und die Adresse stattdessen unter “Weitere E-Mails” erfasst (“Versand” Häkchen nicht vergessen), kann sich die Person nicht selbst in die DB einloggen.
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| − | ==== Wie kann ich ein neues Arbeitsgebiet eröffnen? ====
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| − | Um ein neues Arbeitsgebiet anzulegen brauchst du die Rolle “Administrator/-in Cevi DB” auf Stufe deiner Ortsgruppe. Falls in eurer Ortsgruppe niemand diese Rolle hat oder die entsprechende Person verschollen ist, meldet euch bei der Geschäftsstelle.
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| − | ==== Wie soll ein Cevi-E (oder andere Ehemalige) erfasst werden? ====
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| − | Ihr habt verschiedene Möglichkeiten einen Cevi-E zu erfassen. Ihr könnt ihn als Gruppe vom Typ “Team” oder als Gruppe vom Typ “Extern” führen. Für einen aktiven Cevi-E ist es aber wohl am sinnvollsten ein eigenes Arbeitsgebiet zu eröffnen. Der Entscheid ob ihr Cevi-E Mitglieder als Team/Stufe oder als Externe führt, wirkt sich sowohl auf euren Kopfbatzen wie auch auf die Leistungen des Regionalverbands für diese Personen aus (das folgende gilt für den RV ZH-SG-GL):
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| − | * '''Team/Stufe:''' In diesem Fall müsst ihr für die Cevi-E Mitglieder Kopfbatzen bezahlen. Im Gegenzug erhalten sie die gleichen Leistungen wie Passiv-Mitglieder der Region also zum Beispiel eine Y-Card und das CeviExtra. | |
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| − | * '''Externe:''' In diesem Fall verrechnen wir euch nichts für die Cevi-E Mitglieder. Sie erhalten aber auch keine Leistungen vom Regionalverband.
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| − | Ihr könnte natürlich auch beide Gruppentypen führen und die Mitglieder selbst entscheiden lassen. Wenn ihr den Kopfbatzen euren Cevi-E Mitgliedern weiter verrechnet, ist das für diese immer noch günstiger als direkt Passiv-Mitglied beim RV zu werden.
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| − | ==== Muss ich im Verein eine separate Gruppe für den Vorstand erstellen? ====
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| − | Wir denken, das wäre sinnvoll. Ihr könnt aber beinahe alle Rechte der Vorstandsmitglieder auch ohne Vorstand abbilden:
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| − | * Die Rolle “Präsident” hat die gleichen Rechte wie der Adressverantwortliche (lesen und schreiben aller Gruppen/Kontakte des Vereins). Im Gegensatz zum Adressverantwortlichen kann der Präsident aber von anderen Präsidenten, ALs, … gesehen werden.
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| − | * Alle anderen Vorstandsmitglieder haben die gleichen Rechte wie ein “Freier Mitarbeiter” (lesen aller Gruppen/Kontakte des Vereins)
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| − | * Zusätzlich kann der Finanzverantwortliche die Kontakte in allen Spendergruppen sehen. Das kannst du aber auch erreichen, indem du ihn dort als Spendenverwalter einträgst.
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| − | ==== Verschieben von Gruppen ====
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| − | Gruppen lassen sich beinahe beliebig in der Datenbank verschieben. Die angezeigten Ziele hängen von den eigenen Rechten ab. Bei Sonderwünschen bitte die DB-Administratoren kontaktieren: cevidb(at)cevi.ch
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| − | ==== Hinweise zum Import von CSV-Dateien ====
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| − | * Der CSV-Import ergänzt nur fehlende Daten, bestehende Daten werden nicht überschrieben. Korrekturen müssen also direkt in der DB vorgenommen werden.
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| − | * Vor dem definitiven Import wird eine Vorschau angezeigt. Dort unbedingt die Spaltenzuordnung, Gruppe und Rolle kontrollieren, fehlerhafte Importe müssen von Hand einzeln korrigiert werden.
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| − | * Falls der Import Probleme mit Umlauten hat, versuche eine Datei mit UTF-8 Kodierung zu erstellen.
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| − | * Statt <code>,</code> können Felder auch mit <code>;</code> getrennt werden.
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| − | * Hat eine Person keine Haupt E-Mail Adresse, muss das entsprechende Feld ganz leer sein (kein leerer String ““).
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| − | * Enthält die Datei eine Spalte “Name” wird diese standardmässig als Cevinamen und nicht als Nachname importiert. Wir empfehlen deshalb “Vorname”, “Nachname”, “Ceviname” als Spaltenbezeichnungen. Ansonsten müssen, um Fehler zu vermeiden, die Spalten beim Import auf das richtige gesetzt werden.
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| − | * Beim Speichern in Excel sollte <code>CSV (Trennzeichen-getrennt)</code> und nicht <code>CSV (Macintosh)</code> oder <code>CSV (MS-Dos)</code> verwendet werden.
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| − | === FAQ für Vorstände / Kassiers ===
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| − | ==== Gibt es ein Rechnungstool in der CeviDB? ====
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| − | Ja. Weitere Informationen dazu findest du unter [[CeviDB Rechnungen]].
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| − | ==== Wer wird alles in der Statistik erfasst? Für wen wird der Mitgliederbeitrag verrechnet? ====
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| − | In der Statistik werden folgende Einträge nicht gezählt:
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| − | * Alle Einträge in einer Gruppen vom Typ “Extern” oder “Spender”
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| − | * Alle Einträge mit der Rolle “Freie/-r Mitarbeiter/-in”
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| − | Ein Kontakt wird nur einmal gezählt, auch wenn er mehrere Rollen zugewiesen hat.
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| − | Grundsätzlich wird für alle von der Statistik erfassten Personen ein Mitgliederbeitrag eingefordert. Der Mitgliederbeitrag wird aber nicht automatisch verrechnet. Die Regionalverbände können zum Beispiel für bestimmte Altersgruppen Sonderregeln vorsehen.
| + | ==Häufig gestellte Fragen (FAQ)== |
| | + | Die häufig gestellten Fragen sind auf der Seite [[CeviDB FAQ|FAQ]] zu finden. |
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| − | === FAQ zu Kursen und Lagern === | + | ==Bekannte Probleme und Fehler== |
| | + | Die wichtigsten bekannten Probleme und damit dazu gehorende Lösungen sind auf der Seite [[CeviDB Bugs|Bugs]] zu finden. |
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| − | ==== Wo kann ich sehen, welche TeilnehmerInnen von mir bei einem Kurs angemeldet sind? ==== | + | ==Organisation der Zuständigkeiten== |
| − | Im Menupunkt "Ausbildung" kann nachgesehen werden, welche TeilnehmerInnen und LeiterInnen sich für Kurse angemeldet haben.
| + | Die Steuergruppe Cevi.DB kümmert sich um Anliegen bezüglich der Cevi.DB. Wir koordinieren Änderungen der Software mit Hitobito und nehmen auch an den Community-Treffen von Hitobito teil um die Anliegen des Cevis zu vertretten. |
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| − | ==== Wie kann ich ein Lager oder Anlass duplizieren? ====
| + | Fragen zur Cevi.DB beantworten wir gerne via E-Mail an cevidb(at)cevi.ch |
| − | Wenn du die gleichen Informationen, Daten und zusätzliche Felder übernehmen willst, kannst du auf dem Anlass auf den Knopf "duplizieren" klicken. Achtung: Das Datum sowie der Ort wird nicht übernommen, weitere Fragen (z.B. Anmeldefragen) werden jeodch übernommen.
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| − | ==== Wieso werden bei einem Anlass bei bestehenden Teilnehmern meine neu hinzugefügten Fragen nicht gefragt? ==== | + | ==Release-Notes== |
| − | Bei einem Anlass für den bereits Anmeldungen eingegangen sind, können auch nachträglich noch weitere Fragen für die Anmeldung erfasst werden. Diese Fragen erscheinen dann allerdings bei den bestehenden Anmeldungen nicht! Bestehende Anmeldungen müssen dann gelöscht und neu erfasst werden. Wir hoffen, dass wir dieses Verhalten längerfristig korrigieren lassen können. Das ist aber voraussichtlich mit ziemlich viel Aufwand verbunden.
| + | Beschreibungen zu neuen Funktionen welche mit einem Release hinzugefügt wurden findest du hier: [[CeviDB Release Notes|Cevi.DB Release Notes]] |
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| − | ==== Kann das Attribut "Bezahlt" bei einer Kursanmeldung entfernt/gesperrt werden? ==== | + | ==API== |
| − | Das Attribut „Bezahlt“ und auch das Attribut "Interne Bemerkung“ kann nicht ausgeblendet werden, ist jedoch auch nur mit der entsprechenden Berechtigung sichtbar und editierbar.
| + | Für die Cevi.DB ist eine API vorhanden. Weitere Infos dazu findest du auf der Seite [[CeviDB API|API]] in diesem Wiki. |
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| − | === Handhabung Fachgruppe / Krisenmanagement ===
| + | <br /> |
| − | Sowohl Fachgruppen wie auch die Organisation zum Krisenmanagement werden neu auf der Cevi-DB verwaltet. Dazu wurden unterschiedliche "Gruppen" erstellt, die links in der Navigation angezeigt werden. In jeder Gruppe können "Mitglieder" und "Leiter" zugefügt werden. Während die "Mitglieder" primär ihre eigenen Daten pflegen und aktuell halten können, verfügen "Leiter" über die Berechtigung Gruppen, deren Mitglieder, etc. anzupassen.
| + | [[Kategorie:Cevi.DB]] |
| − | [[Kategorie:CeviDB]] | |
