Cevi.DB FAQ

Allgemeine FAQ's

Dokumentation zum Rechnungstool: CeviDB Rechnungen

Wie kann ich einen aktiven Filter speichern?

Wenn du bei aktivem Filter im unter “Weitere Ansichten” den Eintrag “Neuer […] Filter” wählst, wird der aktive Filter angezeigt und du kannst ihn speichern.

Gibt es eine Übersicht mit allen Berechtigungen?

Ja, diese Übersicht ist vorhanden: CeviDB Berechtigungen

Wie kann ich eine Person in der CeviDB mit dem Suchfeld finden?

Suche möglichst nach eindeutigen Namen (z.B. dem Namen der Ortsgruppe) eine Suche nach “Ehemalige” oder “David” wird wohl sehr viele Treffer ergeben.
Im Such-Feld kann nach allen Angaben gesucht werden (Email, Telefonnummern, AHV). Es erscheinen aber nur Einträge, bei denen du auch Lese-/Schreibrechte hast.

Wie kann ich meine eigen Daten löschen lassen?

Deine personenbezogenen Daten können von den CeviDB-Administratoren permanent gelöscht werden. Bitte melde dich dazu per Email an cevidb(at)cevi.ch.

Zugriffsanfragen beim Hinzufügen von Personen

Um die Daten ihrer Mitglieder zu schützen, können Ortsgruppen definieren, dass die Ortsgruppenverantwortlichen bestätigen müssen, wenn ein Mitglied bei einer anderen Gruppe hinzugefügt wird (Tab Anfragen auf der Ortsgruppe bzw. dem Arbeitsgebiet). Ein Beispiel: Angenommen die Ortsgruppe Dorf hat Zugriffsanfragen aktiviert. Wenn nun Beat aus der Ortsgruppe Stadt versucht Andrea aus Dorf bei sich hinzuzufügen, bekommt Beat die Meldung dass eine Zugriffsanfrage versendet wurde und die Andrea wird erst bei Stadt hinzugefügt nachdem jemand aus Dorf die Anfrage freigegeben hat.

Anmerkungen:

Anfragen werden nur ausgelöst, wenn die Bob sonst keinen Zugriff auf Andrea hätte.
Die Anfrage wird an die Hauptgruppe (vgl. unten) von Andrea gesendet.
Ändert die Hauptgruppe, wird die Anfrage entsprechend verschoben. Die Anfrage muss dann durch die neue Hauptgruppe freigegeben werden, auch wenn bei der neuen Hauptgruppe Anfragen nicht aktiviert sind! (Die Anfrage wird korrekt verschoben.)

FAQ für Teilnehmer und Leiter

Wie kann ich meine Hauptgruppe ändern?

Die Hauptgruppe zeigt dir an, welche Gruppenzugehöhrigkeit bei dir führend ist. Durch die Hauptgruppe kannst du die Ebene die du siehst, wenn du dich einloggst, oder auf deine Person klickst, steuern.

Die Haupgruppe kann geändert werden, indem du bei der Liste deiner Rollen, das Stern-Symbol anklickst. Die Hauptgruppe hat ein ausgefülltes Stern-Symbol, alle anderen Rollen haben ein leeres Stern-Symbol.

Für Zugriffsanfragen (vgl. oben) ist deine Hauptgruppe zuständig.

FAQ für Stufenleiter und Addressverwalter

Personen zufügen

Die einzelnen Leiter können Personen zu den jeweiligen Gruppen zufügen. Dazu:

In die Gruppe klicken
"Person hinzufügen" wählen
Nach Person suchen, wenn nicht gefunden neu erfassen
Rolle (Leitung oder Mitglied) zuweisen
Bezeichnung zuweisen. Hier können Zusatzinformationen eingegeben werden. Im Krisenmanagement wird hier bspw. die Rangfolge der Notfallkontakte angegeben.

Siehe auch Video-Erklärung zu bestehende Person hinzufügen: https://www.youtube.com/watch?v=r_zSVuAtdAM oder neue Person erfassen: https://www.youtube.com/watch?v=g5Uf1M8UbU8. Wenn Personen "neu erfasst" (siehe Punkt 3) werden, gilt es diese Personen über ihren Account zu informieren und die eigenen Daten entsprechend zu verwalten.

Verschiedene Personen wohnen im gleichen Haushalt. Kann die CeviDB dies abbilden?

Ja. Dazu kannst du auf der Personen-Seite mit "Bearbeiten" gewählt werden, mit wem diese Person im Haushalt wohnt. Die Adresse wird übernomen.

Falls eine Adresse im Haushalt geändert wird, wird die Adresse von jeder Person im Haushalt geändert.

Wie mache ich einen Teilnehmer zu einem Leiter?

Um die Rolle einer Person zu ändern, klickst du bei der Rolle auf das Icon mit dem Stift. Danach kannst du die Rolle und die Gruppe anpassen.

Wenn neben der Rolle kein Icon mit Stift zu sehen ist, dann fehlen dir die nötigen Rechte. Wende dich an den “Administrator CeviDB” deiner Abteilung oder die Geschäftsstelle deiner Region.

Wie kann ich eine Rolle löschen?

Wenn du eine Rolle löschen kannst, erscheint neben der Rollenbezeichnung ein Icon mit einem Papierkorb. Um die Rolle zu löschen, musst du dann einfach auf das Papierkorb-Icon klicken.

Ob du eine Rolle löschen kannst, hängt von deinen Rechten ab. Einige Rollen wie z.B. Abteilungsleiter kann dir zudem nur jemand anderes löschen (z.B. der neue AL oder das Seki).

Ich habe einer Person alle Rollen gelöscht, nun ist sie verschwunden!

Die Person ist noch nicht ganz verschwunden. Du findest sie sicher noch unter “Ohne Rollen”. Du kannst die Person ganz normal wieder zu deiner Gruppe hinzufügen:

Gehe in die Gruppe zu der die Person gehört
Klicke auf “+ Person hinzufügen”
Gib unter “Bestehende Person suchen” den gesuchten Namen ein

Wie kann ich eine ausgetretene Person löschen?

Einmal erfasste Personen können durch Nutzer nicht mehr gelöscht werden. Das ist Absicht, denn die Person ist möglicherweise mit anderen Gruppen, mit Kursen oder Anlässen verknüpft. Wenn eine Person aus deiner Gruppe austritt, entfernst du einfach die entsprechenden Rollen. Danach ist die Person zwar noch in der Datenbank vorhanden, aber solange unsichtbar, bis sie wieder zu einer Gruppe hinzugefügt wird. Falls personenbezogenen Daten komplett gelöscht werden sollen, melde dich per Email an cevidb(at)cevi.ch.

Was mache ich, wenn eine Person zweimal in der DB vorkommt?

Kontrolliere ob/wie die beiden Einträge mit Gruppen/Rollen verknüpft sind.
Übernehme alle Rollen und sonstigen Informatioen auf einen der beiden Einträge (wenn du das nicht selbst kannst, schreibe ein Mail an cevidb(at)cevi.ch).
Lösche beim zweiten Eintrag alle Felder. (Besonders wichtig ist, dass Vorname, Name und Haupt-Mailadresse gelöscht werden.)
Ersetze beim zweiten Eintrag den Ceviname durch Dublette (exakte Schreibweise)
Lösche beim zweiten Eintrag alle Rollen.

Wie werden verstorbene Personen behandelt?

Ist eine Person aus einer von dir verwalteten Gruppe verstorben, dann gehe wie folgt vor:

Trage unter Zusätzliche Angaben auf der ersten Zeile Verstorben ein (exakte Schreibweise). Ergänze auf der zweiten Zeile den genauen oder ungefähren Todestag in folgendem Format (ohne die Anführungszeichen): “Todestag: DD.MM.YYYY”, also z.B. Todestag: 12.01.2014.
Lösche die Person aus allen von dir verwalteten Gruppen.
Falls die Person in weiteren Gruppen eingetragen ist, aus welchen sie du nicht löschen kannst, informiere die Eigentümer der entsprechendenden Gruppen oder dein Regionalsekretariat / Geschäftsstelle.

FAQ für Adressverwalter

Was ist die empfohlene Struktur einer Ortsgruppe?

Ihr müsst selbst herausfinden, welche Struktur für euch am Besten passt. Einige Hinweise aufgrund unserer bisherigen Erfahrungen:

Führt die Männer und die Frauen-Abteilung als ein gemeinsames Arbeitsgebiet. (Sonst sehen sich die Leiterteams nicht gegenseitig.)
Erstellt für jede Gruppe/Stufe eine eigene Gruppe vom Typ “Stufe” direkt unter dem Arbeitsgebiet. Falls ihr möchtet könnt ihr hier das Geschlecht durch ein (F) oder (M) kennzeichnen.
Erstellt mindestens eine Gruppe vom Typ “Extern” für Ehemalige, Unterstützer und Freunde. (Hier könnt ihr auch eure Gotten/Göttis eintragen.) Die Gruppe “Extern” wird beim Bestand nicht gezählt.
Vermeidet es viele Gruppen mit wenigen Mitgliedern anzulegen. (Wenn ihr kein riesiges Leiterteam habt, lohnt es sich z.B. nicht eine Gruppe vom Typ “Team” anzulegen.)

Kann ich verhindern, dass sich Teilnehmer selbst in die CeviDB einloggen?

Ja. In die CeviDB kann sich nur einloggen, wer eine Haupt E-Mail eingetragen hat. Wenn du die Haupt E-Mail leer lässt und die Adresse stattdessen unter “Weitere E-Mails” erfasst (“Versand” Häkchen nicht vergessen), kann sich die Person nicht selbst in die DB einloggen.

Wie kann ich ein neues Arbeitsgebiet eröffnen?

Um ein neues Arbeitsgebiet anzulegen brauchst du die Rolle “Administrator/-in Cevi DB” auf Stufe deiner Ortsgruppe. Falls in eurer Ortsgruppe niemand diese Rolle hat oder die entsprechende Person verschollen ist, meldet euch bei der Geschäftsstelle.

Wie kann ich ein Arbeitsgebiet löschen?

Um ein Arbeitsgebiet löschen zu können, musst du einen DB-Admin auf Stufe Cevi Schweiz informieren.

Wie soll ein Cevi-E (oder andere Ehemalige) erfasst werden?

Ihr habt verschiedene Möglichkeiten einen Cevi-E zu erfassen. Ihr könnt ihn als Gruppe vom Typ “Team” oder als Gruppe vom Typ “Extern” führen. Für einen aktiven Cevi-E ist es aber wohl am sinnvollsten ein eigenes Arbeitsgebiet zu eröffnen. Der Entscheid ob ihr Cevi-E Mitglieder als Team/Stufe oder als Externe führt, wirkt sich sowohl auf euren Kopfbatzen wie auch auf die Leistungen des Regionalverbands für diese Personen aus (das folgende gilt für den RV ZH-SG-GL):

Team/Stufe: In diesem Fall müsst ihr für die Cevi-E Mitglieder Kopfbatzen bezahlen. Im Gegenzug erhalten sie die gleichen Leistungen wie Passiv-Mitglieder der Region also zum Beispiel eine Y-Card und das CeviExtra.

Externe: In diesem Fall verrechnen wir euch nichts für die Cevi-E Mitglieder. Sie erhalten aber auch keine Leistungen vom Regionalverband.

Ihr könnte natürlich auch beide Gruppentypen führen und die Mitglieder selbst entscheiden lassen. Wenn ihr den Kopfbatzen euren Cevi-E Mitgliedern weiter verrechnet, ist das für diese immer noch günstiger als direkt Passiv-Mitglied beim RV zu werden.

Muss ich im Verein eine separate Gruppe für den Vorstand erstellen?

Wir denken, das wäre sinnvoll. Ihr könnt aber beinahe alle Rechte der Vorstandsmitglieder auch ohne Vorstand abbilden:

Die Rolle “Präsident” hat die gleichen Rechte wie der Adressverantwortliche (lesen und schreiben aller Gruppen/Kontakte des Vereins). Im Gegensatz zum Adressverantwortlichen kann der Präsident aber von anderen Präsidenten, ALs, … gesehen werden.
Alle anderen Vorstandsmitglieder haben die gleichen Rechte wie ein “Freier Mitarbeiter” (lesen aller Gruppen/Kontakte des Vereins)
Zusätzlich kann der Finanzverantwortliche die Kontakte in allen Spendergruppen sehen. Das kannst du aber auch erreichen, indem du ihn dort als Spendenverwalter einträgst.

Verschieben von Gruppen

Gruppen lassen sich beinahe beliebig in der Datenbank verschieben. Die angezeigten Ziele hängen von den eigenen Rechten ab. Bei Sonderwünschen bitte die DB-Administratoren kontaktieren: cevidb(at)cevi.ch

Hinweise zum Import von CSV-Dateien

Der CSV-Import ergänzt nur fehlende Daten, bestehende Daten werden nicht überschrieben. Korrekturen müssen also direkt in der DB vorgenommen werden.
Vor dem definitiven Import wird eine Vorschau angezeigt. Dort unbedingt die Spaltenzuordnung, Gruppe und Rolle kontrollieren, fehlerhafte Importe müssen von Hand einzeln korrigiert werden.
Falls der Import Probleme mit Umlauten hat, versuche eine Datei mit UTF-8 Kodierung zu erstellen.
Statt , können Felder auch mit ; getrennt werden.
Hat eine Person keine Haupt E-Mail Adresse, muss das entsprechende Feld ganz leer sein (kein leerer String ““).
Enthält die Datei eine Spalte “Name” wird diese standardmässig als Cevinamen und nicht als Nachname importiert. Wir empfehlen deshalb “Vorname”, “Nachname”, “Ceviname” als Spaltenbezeichnungen. Ansonsten müssen, um Fehler zu vermeiden, die Spalten beim Import auf das richtige gesetzt werden.
Beim Speichern in Excel sollte CSV (Trennzeichen-getrennt) und nicht CSV (Macintosh) oder CSV (MS-Dos) verwendet werden.

Freigabe-Funktion

Damit "deine" verwalteten Personen nicht einfach bei anderen Gruppen hinzugefügt werden können, gibt es die Freigabe-Funktion. Jedes mal, wenn einer deiner Leiter / TN in einer anderen Ortsgruppe hinzugefügt wird, und du aber diese Funktion eingeschaltet hast, erhälst du eine Email, in der du bestätigen musst, dass diese Person dort auch hinzugefügt werden darf. Du findest diese Einstellungen in der CeviDB auf deiner Ortsgruppe (Level Jungschar oder Ortsgruppe, d.h. es gibt sie an zwei Orten!), Menu-Punkt "Anfragen".

Wirkungsorte

Die Freigabe-Funktion wirkt:

nur auf dem aktuellen Level (Ortsgruppe / Jungschar)
falls eine Person in einer anderen Ortsgruppe hinzugefügt wird (auch Lager von anderen Ortsgruppen

Die Freigabe-Funktion wirkt nicht:

Bei Kursen
Innerhalb der eigenen Ortsgruppe
Bei Gruppen der eigenen Region (fürs Seki massgebend)

Massgebend dafür ob und an wen die Anfragen gehen ist die Hauptgruppe (dunkler Stern bei den Rollen) der Person.

FAQ für Vorstände / Kassiers

Gibt es ein Rechnungstool in der CeviDB?

Ja. Weitere Informationen dazu findest du unter CeviDB Rechnungen.

Wer wird alles in der Statistik erfasst? Für wen wird der Mitgliederbeitrag verrechnet?

Die Statistik berücksichtigt Arbeitsgebiete von folgendem Typ: Jungschar, Ten-Sing, Sport, Weiteres Abreitsgbiet. (D.h. alle ausser Verein.)

Für das Arbeitsgebiet Jungschar werden in der Statistik folgende Einträge nicht gezählt:

Alle Einträge in einer Gruppen vom Typ “Extern” oder “Spender”
Alle Einträge mit der Rolle “Freie/-r Mitarbeiter/-in”

Ein Kontakt wird pro Arbeitsgebiet nur einmal gezählt, auch wenn er mehrere Rollen zugewiesen hat.

Grundsätzlich wird für alle von der Statistik erfassten Personen ein Mitgliederbeitrag eingefordert. Der Mitgliederbeitrag wird aber nicht automatisch verrechnet. Die Regionalverbände können zum Beispiel für bestimmte Altersgruppen Sonderregeln vorsehen.

FAQ zu Kursen und Lagern

Wo kann ich sehen, welche TeilnehmerInnen von mir bei einem Kurs angemeldet sind?

Im Menupunkt "Ausbildung" kann nachgesehen werden, welche TeilnehmerInnen und LeiterInnen sich für Kurse angemeldet haben.

Wie kann ich ein Lager oder Anlass duplizieren?

Wenn du die gleichen Informationen, Daten und zusätzliche Felder übernehmen willst, kannst du auf dem Anlass auf den Knopf "duplizieren" klicken. Achtung: Das Datum sowie der Ort wird nicht übernommen, weitere Fragen (z.B. Anmeldefragen) werden jeodch übernommen.

Wieso werden bei einem Anlass bei bestehenden Teilnehmern meine neu hinzugefügten Fragen nicht gefragt?

Bei einem Anlass für den bereits Anmeldungen eingegangen sind, können auch nachträglich noch weitere Fragen für die Anmeldung erfasst werden. Diese Fragen erscheinen dann allerdings bei den bestehenden Anmeldungen nicht! Bestehende Anmeldungen müssen dann gelöscht und neu erfasst werden. Wir hoffen, dass wir dieses Verhalten längerfristig korrigieren lassen können. Das ist aber voraussichtlich mit ziemlich viel Aufwand verbunden.

Kann das Attribut "Bezahlt" bei einer Kursanmeldung entfernt/gesperrt werden?

Das Attribut „Bezahlt“ und auch das Attribut "Interne Bemerkung“ kann nicht ausgeblendet werden, ist jedoch auch nur mit der entsprechenden Berechtigung sichtbar und editierbar.

Verspätet hinzugefügte Fragen bei Anlässen

Bei einem Anlass für den bereits Anmeldungen eingegangen sind, können auch nachträglich noch weitere Fragen für die Anmeldung erfasst werden. Diese Fragen erscheinen dann allerdings bei den bestehenden Anmeldungen nicht! Bestehende Anmeldungen müssen dann gelöscht und neu erfasst werden. Wir hoffen, dass wir dieses Verhalten längerfristig korrigieren lassen können. Das ist aber voraussichtlich mit ziemlich viel Aufwand verbunden.

Handhabung Fachgruppe / Krisenmanagement

Sowohl Fachgruppen wie auch die Organisation zum Krisenmanagement werden neu auf der Cevi-DB verwaltet. Dazu wurden unterschiedliche "Gruppen" erstellt, die links in der Navigation angezeigt werden. In jeder Gruppe können "Mitglieder" und "Leiter" zugefügt werden. Während die "Mitglieder" primär ihre eigenen Daten pflegen und aktuell halten können, verfügen "Leiter" über die Berechtigung Gruppen, deren Mitglieder, etc. anzupassen.

Abos und Versand

Wie kann ich eine Liste mit Mitglieder aus verschiedenen Untergruppen erstellen?

Wenn du im “Personen”-Tab auf “Weitere Ansichten” klickst, kannst du in allen Untergruppen nach Rollen oder Qualifikationen suchen. So kannst du zum Beispiel eine Liste mit allen Teilnehmern aus den Arbeitsgebieten deiner Ortsgruppe oder mit allen Stufenleitern deiner Abteilung erstellen.

Falls du allen Personen auf einer solchen Liste regelmässig Mails senden möchtest, lohnt es sich statt einem Filter ein Abo einzurichten. (Funktioniert nur für Rollenfilter.)

Hinweise zu Abos

Mails, welche an die Abo-Mailadresse gesendet werden, kommen bei allen Mailadressen an, bei denen das Häkchen “Versand” aktiviert wurde (und an die Haupt-Email)
Hinzugefügte Abonnenten Gruppen/Rollen können nur gelöscht, nicht aber angepasst werden. Bei Listen die viele Gruppen und Rollen Abdecken, sollten deshalb mehrere Teilgruppen hinzugefügt werden.
Im Feld “Zusätzlicher Absender” können mehrere Adressen eingetragen werden. Sie müssen durch Komma getrennt werden.

Wie kann ich die allgemeine Cevi-Mailadresse eines Vereins in ein Abo einbinden?

Dazu musst du bei der Gruppe "Admin-GS 2020" Eine Person mit dem Firmennamen "Cevi XYZ" und der Rolle "Externe/r" erstellen. Die gewünschte Mailadresse wird bei den "Weiteren E-Mails" hinzugefügt und mit Kontakt beschriftet. Damit das Abo funktioniert, muss ein Haken beim Versand gesetzt werden. Danach kannst beim gewünschten Abo nach der Person "Cevi XYZ" suchen und sie hinzufügen.

Wieso kann ich kein Mail an mein Abo senden?

Wenn du das Abo selbst Angelegt hast, kannst du von allen E-Mail Adressen die bei dir eingetragen sind auf die Listen-Adresse senden. Das bedeutet, dass in deinem Mail eine dieser Adressen als Absender eingetragen sein muss. Die meisten Mailprogramme lassen sich entsprechend einrichten. Andere Mail-Adressen können unter Zusätzlicher Absenderangegeben werden (mit Komma getrennt).

Falls du Unterstützung brauchst, frage bitte zuerst deine Abteilungsmitglieder. Falls das nichts hilft, melde dich bei uns cevidb(at)cevi.ch. Bitte schreibe uns welches Mail-Programm du verwendest.

Wie kann ich ein weiteres Etikettenformat erfassen?

Unter dem Haupt-Menu-Punkt “Einstellungen” können eigene Etiketten erfasst werden.

Beim Ausdrucken von Etiketten werden einige Adressen über zwei Etiketten gedruckt, was mache ich falsch?

Du verwendest wahrscheinlich einen Drucker der nicht Randlos drucken kann. Dein PDF Reader skaliert deshalb das Dokument auf den Druckbaren Bereich. Damit die Adressen korrekt auf die Etiketten gedruckt werden musst du den Zoom beim Drucken manuell auf 100% stellen.

Versandbestätigung

Falls die CeviDB deinen Versand erfolgreich verarbeiten konnte, erhälst du ein Email, an wie viele Personen dein Versand ging. Weiter kann im "Abo"-Tab auch gesehen werden, ob der Versand in Ordnung war.

Spezielles

Zusätzlich zu den speziellen Werten die auf der Import-Seite angezeigt werden gibt es folgende Spezialfelder (Achtung: Gross- / Kleinschreibung beachten):

Feld	Wert	Bedeutung
Firma	0	nein
	1	ja
Geschlecht	m	männlich
	w	weiblich
	[leer]	unbekannt
Anrede	informal	Du
	formal	Sie
Kanton	zh	Zürich
	sh	Schaffhausen
	gl	Glarus
	…	entsprechender Kanton
Konfession	ev	Evangelisch-reformiert
	rk	Römisch-katholisch
	ck	Christkatholisch
	none	Konfessionlos
	other	Andere