Cevi.DB: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 20. Mai 2019, 18:55 Uhr

Die Startseite der CeviDB

Die CeviDB ist eine online Datenbank für die Mitgliederverwaltung von Cevi Gruppen. Seit Oktober 2014 wird die CeviDB von uns genutzt.

Aktuell sind folgende Mitgliederorganisationen darin vertreten:

- Regionalverband ZH-SH-GL

- Regionalverband Winterthur-Schaffhausen

- Regionalverband Bern

- Cevi Schweiz

Auf dieser Seite findest du die wichtigsten Hilfen zur neuen Mitgliederdatenbank.

evtl. sucht du nach alten Inhalten, welche noch nicht migriert wurden, diese wären auf dem alten Wiki zu finden https://share.cevi-zhshgl.ch/dokuwiki/doku.php?id=db:start.

Video-Anleitungen

Die Anleitungen für die gängigsten Aufgaben wurden in Form von YouTube-Anleitungen erfasst.

Alle verfügbaren Anleitungen sind in einem dafür erstellten YouTube-Channel zu finden.

Zur Zeit werden die Anleitungen überarbeitet und können hoffentlich schon bald neu online zum Ansehen verfügbar sein.

Organisation der Zuständigkeiten

Die Steuerungsgruppe Cevi.DB kümmert sich um Anliegen bezüglich der Cevi.DB. Wir koordinieren Änderungen der Software mit Hitobito und nehmen auch an den Community-Treffen von Hitobito teil um die Anliegen des Cevis zu vertretten.

Fragen zur Cevi DB beantworten wir gerne via E-Mail an cevidb(at)cevi.ch

Release-Notes

Beschreibungen zu neuen Funktionen welche mit einem Release hinzugefügt wurden findest du hier: CeviDB Release Notes

API

Für die CeviDB ist eine API vorhanden. Weitere Infos dazu findest du auf der Seite API in diesem Wiki.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Allgemeine FAQ's

Dokumentation zum Rechnungstool: CeviDB Rechnungen

Wie kann ich einen aktiven Filter speichern?

Wenn du bei aktivem Filter im unter “Weitere Ansichten” den Eintrag “Neuer […] Filter” wählst, wird der aktive Filter angezeigt und du kannst ihn speichern.

Gibt es eine Übersicht mit allen Berechtigungen?

Ja, diese Übersicht ist vorhanden: CeviDB Berechtigungen

Wie kann ich eine Person in der CeviDB mit dem Suchfeld finden?

Suche möglichst nach eindeutigen Namen (z.B. dem Namen der Ortsgruppe) eine Suche nach “Ehemalige” oder “David” wird wohl sehr viele Treffer ergeben.
Im Such-Feld kann nach allen Angaben gesucht werden (Email, Telefonnummern, AHV). Es erscheinen aber nur Einträge, bei denen du auch Lese-/Schreibrechte hast.

Wie kann ich meine eigen Daten löschen lassen?

Deine personenbezogenen Daten können von den CeviDB-Administratoren permanent gelöscht werden. Bitte melde dich dazu per Email an cevidb(at)cevi.ch.

FAQ für Teilnehmer und Leiter

Wie kann ich meine Hauptgruppe ändern?

Die Hauptgruppe zeigt dir an, welche Gruppenzugehöhrigkeit bei dir führend ist. Durch die Hauptgruppe kannst du die Ebene die du siehst, wenn du dich einloggst, oder auf deine Person klickst, steuern.

Die Haupgruppe kann geändert werden, indem du bei der Liste deiner Rollen, das * Symbol anklickst. Die Hauptgruppe hat ein ausgefülltes * Symbol, alle anderen Rollen haben ein leeres * Symbol.

FAQ für Adressverwalter

Was ist die empfohlene Struktur einer Ortsgruppe?

Ihr müsst selbst herausfinden, welche Struktur für euch am Besten passt. Einige Hinweise aufgrund unserer bisherigen Erfahrungen:

Führt die Männer und die Frauen-Abteilung als ein gemeinsames Arbeitsgebiet. (Sonst sehen sich die Leiterteams nicht gegenseitig.)
Erstellt für jede Gruppe/Stufe eine eigene Gruppe vom Typ “Stufe” direkt unter dem Arbeitsgebiet. Falls ihr möchtet könnt ihr hier das Geschlecht durch ein (F) oder (M) kennzeichnen.
Erstellt mindestens eine Gruppe vom Typ “Extern” für Ehemalige, Unterstützer und Freunde. (Hier könnt ihr auch eure Gotten/Göttis eintragen.) Die Gruppe “Extern” wird beim Bestand nicht gezählt.
Vermeidet es viele Gruppen mit wenigen Mitgliedern anzulegen. (Wenn ihr kein riesiges Leiterteam habt, lohnt es sich z.B. nicht eine Gruppe vom Typ “Team” anzulegen.)

Kann ich verhindern, dass sich Teilnehmer selbst in die CeviDB einloggen?

Ja. In die CeviDB kann sich nur einloggen, wer eine Haupt E-Mail eingetragen hat. Wenn du die Haupt E-Mail leer lässt und die Adresse stattdessen unter “Weitere E-Mails” erfasst (“Versand” Häkchen nicht vergessen), kann sich die Person nicht selbst in die DB einloggen.

Wie kann ich ein neues Arbeitsgebiet eröffnen?

Um ein neues Arbeitsgebiet anzulegen brauchst du die Rolle “Administrator/-in Cevi DB” auf Stufe deiner Ortsgruppe. Falls in eurer Ortsgruppe niemand diese Rolle hat oder die entsprechende Person verschollen ist, meldet euch bei der Geschäftsstelle.

Wie soll ein Cevi-E (oder andere Ehemalige) erfasst werden?

Ihr habt verschiedene Möglichkeiten einen Cevi-E zu erfassen. Ihr könnt ihn als Gruppe vom Typ “Team” oder als Gruppe vom Typ “Extern” führen. Für einen aktiven Cevi-E ist es aber wohl am sinnvollsten ein eigenes Arbeitsgebiet zu eröffnen. Der Entscheid ob ihr Cevi-E Mitglieder als Team/Stufe oder als Externe führt, wirkt sich sowohl auf euren Kopfbatzen wie auch auf die Leistungen des Regionalverbands für diese Personen aus (das folgende gilt für den RV ZH-SG-GL):

Team/Stufe: In diesem Fall müsst ihr für die Cevi-E Mitglieder Kopfbatzen bezahlen. Im Gegenzug erhalten sie die gleichen Leistungen wie Passiv-Mitglieder der Region also zum Beispiel eine Y-Card und das CeviExtra.

Externe: In diesem Fall verrechnen wir euch nichts für die Cevi-E Mitglieder. Sie erhalten aber auch keine Leistungen vom Regionalverband.

Ihr könnte natürlich auch beide Gruppentypen führen und die Mitglieder selbst entscheiden lassen. Wenn ihr den Kopfbatzen euren Cevi-E Mitgliedern weiter verrechnet, ist das für diese immer noch günstiger als direkt Passiv-Mitglied beim RV zu werden.

Muss ich im Verein eine separate Gruppe für den Vorstand erstellen?

Wir denken, das wäre sinnvoll. Ihr könnt aber beinahe alle Rechte der Vorstandsmitglieder auch ohne Vorstand abbilden:

Die Rolle “Präsident” hat die gleichen Rechte wie der Adressverantwortliche (lesen und schreiben aller Gruppen/Kontakte des Vereins). Im Gegensatz zum Adressverantwortlichen kann der Präsident aber von anderen Präsidenten, ALs, … gesehen werden.
Alle anderen Vorstandsmitglieder haben die gleichen Rechte wie ein “Freier Mitarbeiter” (lesen aller Gruppen/Kontakte des Vereins)
Zusätzlich kann der Finanzverantwortliche die Kontakte in allen Spendergruppen sehen. Das kannst du aber auch erreichen, indem du ihn dort als Spendenverwalter einträgst.

Verschieben von Gruppen

Gruppen lassen sich beinahe beliebig in der Datenbank verschieben. Die angezeigten Ziele hängen von den eigenen Rechten ab. Bei Sonderwünschen bitte die DB-Administratoren kontaktieren: cevidb(at)cevi.ch

FAQ für Vorstände / Kassiers

Gibt es ein Rechnungstool in der CeviDB?

Ja. Weitere Informationen dazu findest du unter CeviDB Rechnungen.

Wer wird alles in der Statistik erfasst? Für wen wird der Mitgliederbeitrag verrechnet?

In der Statistik werden folgende Einträge nicht gezählt:

Alle Einträge in einer Gruppen vom Typ “Extern” oder “Spender”
Alle Einträge mit der Rolle “Freie/-r Mitarbeiter/-in”

Ein Kontakt wird nur einmal gezählt, auch wenn er mehrere Rollen zugewiesen hat.

Grundsätzlich wird für alle von der Statistik erfassten Personen ein Mitgliederbeitrag eingefordert. Der Mitgliederbeitrag wird aber nicht automatisch verrechnet. Die Regionalverbände können zum Beispiel für bestimmte Altersgruppen Sonderregeln vorsehen.

FAQ zu Kursen und Lagern

Wo kann ich sehen, welche TeilnehmerInnen von mir bei einem Kurs angemeldet sind?

Im Menupunkt "Ausbildung" kann nachgesehen werden, welche TeilnehmerInnen und LeiterInnen sich für Kurse angemeldet haben.

Wie kann ich ein Lager oder Anlass duplizieren?

Wenn du die gleichen Informationen, Daten und zusätzliche Felder übernehmen willst, kannst du auf dem Anlass auf den Knopf "duplizieren" klicken. Achtung: Das Datum sowie der Ort wird nicht übernommen, weitere Fragen (z.B. Anmeldefragen) werden jeodch übernommen.

Wieso werden bei einem Anlass bei bestehenden Teilnehmern meine neu hinzugefügten Fragen nicht gefragt?

Bei einem Anlass für den bereits Anmeldungen eingegangen sind, können auch nachträglich noch weitere Fragen für die Anmeldung erfasst werden. Diese Fragen erscheinen dann allerdings bei den bestehenden Anmeldungen nicht! Bestehende Anmeldungen müssen dann gelöscht und neu erfasst werden. Wir hoffen, dass wir dieses Verhalten längerfristig korrigieren lassen können. Das ist aber voraussichtlich mit ziemlich viel Aufwand verbunden.

Kann das Attribut "Bezahlt" bei einer Kursanmeldung entfernt/gesperrt werden?

Das Attribut „Bezahlt“ und auch das Attribut "Interne Bemerkung“ kann nicht ausgeblendet werden, ist jedoch auch nur mit der entsprechenden Berechtigung sichtbar und editierbar.

Handhabung Fachgruppe /Krisenmanagement

Sowohl Fachgruppen wie auch die Organisation zum Krisenmanagement werden neu auf der Cevi-DB verwaltet. Dazu wurden unterschiedliche "Gruppen" erstellt, die links in der Navigation angezeigt werden. In jeder Gruppe können "Mitglieder" und "Leiter" zugefügt werden. Während die "Mitglieder" primär ihre eigenen Daten pflegen und aktuell halten können, verfügen "Leiter" über die Berechtigung Gruppen, deren Mitglieder, etc. anzupassen.

Gruppenverwaltung durch "Leiter"

Personen zufügen

Die einzelnen Leiter können Personen zu den jeweiligen Gruppen zufügen. Dazu:

In die Gruppe klicken
"Person hinzufügen" wählen
Nach Person suchen, wenn nicht gefunden neu erfassen
Rolle (Leitung oder Mitglied) zuweisen
Bezeichnung zuweisen. Hier können Zusatzinformationen eingegeben werden. Im Krisenmanagement wird hier bspw. die Rangfolge der Notfallkontakte angegeben.

Siehe auch Video-Erklärung zu bestehende Person hinzufügen: https://www.youtube.com/watch?v=r_zSVuAtdAM oder neue Person erfassen: https://www.youtube.com/watch?v=g5Uf1M8UbU8. Wenn Personen "neu erfasst" (siehe Punkt 3) werden, gilt es diese Personen über ihren Account zu informieren und die eigenen Daten entsprechend zu verwalten.

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 === Allgemeine FAQ's ===
 Dokumentation zum Rechnungstool: [[CeviDB Rechnungen]]
+==== Wie kann ich einen aktiven Filter speichern? ====
+Wenn du bei aktivem Filter im unter “Weitere Ansichten” den Eintrag “Neuer […] Filter” wählst, wird der aktive Filter angezeigt und du kannst ihn speichern.
 ==== Gibt es eine Übersicht mit allen Berechtigungen? ====
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 ==== Kann ich verhindern, dass sich Teilnehmer selbst in die CeviDB einloggen? ====
 Ja. In die CeviDB kann sich nur einloggen, wer eine Haupt E-Mail eingetragen hat. Wenn du die Haupt E-Mail leer lässt und die Adresse stattdessen unter “Weitere E-Mails” erfasst (“Versand” Häkchen nicht vergessen), kann sich die Person nicht selbst in die DB einloggen.
+==== Wie kann ich ein neues Arbeitsgebiet eröffnen? ====
+Um ein neues Arbeitsgebiet anzulegen brauchst du die Rolle “Administrator/-in Cevi DB” auf Stufe deiner Ortsgruppe. Falls in eurer Ortsgruppe niemand diese Rolle hat oder die entsprechende Person verschollen ist, meldet euch bei der Geschäftsstelle.
+==== Wie soll ein Cevi-E (oder andere Ehemalige) erfasst werden? ====
+Ihr habt verschiedene Möglichkeiten einen Cevi-E zu erfassen. Ihr könnt ihn als Gruppe vom Typ “Team” oder als Gruppe vom Typ “Extern” führen. Für einen aktiven Cevi-E ist es aber wohl am sinnvollsten ein eigenes Arbeitsgebiet zu eröffnen. Der Entscheid ob ihr Cevi-E Mitglieder als Team/Stufe oder als Externe führt, wirkt sich sowohl auf euren Kopfbatzen wie auch auf die Leistungen des Regionalverbands für diese Personen aus (das folgende gilt für den RV ZH-SG-GL):
+* '''Team/Stufe:''' In diesem Fall müsst ihr für die Cevi-E Mitglieder Kopfbatzen bezahlen. Im Gegenzug erhalten sie die gleichen Leistungen wie Passiv-Mitglieder der Region also zum Beispiel eine Y-Card und das CeviExtra.
+* '''Externe:''' In diesem Fall verrechnen wir euch nichts für die Cevi-E Mitglieder. Sie erhalten aber auch keine Leistungen vom Regionalverband.
+Ihr könnte natürlich auch beide Gruppentypen führen und die Mitglieder selbst entscheiden lassen. Wenn ihr den Kopfbatzen euren Cevi-E Mitgliedern weiter verrechnet, ist das für diese immer noch günstiger als direkt Passiv-Mitglied beim RV zu werden.
+==== Muss ich im Verein eine separate Gruppe für den Vorstand erstellen? ====
+Wir denken, das wäre sinnvoll. Ihr könnt aber beinahe alle Rechte der Vorstandsmitglieder auch ohne Vorstand abbilden:
+* Die Rolle “Präsident” hat die gleichen Rechte wie der Adressverantwortliche (lesen und schreiben aller Gruppen/Kontakte des Vereins). Im Gegensatz zum Adressverantwortlichen kann der Präsident aber von anderen Präsidenten, ALs, … gesehen werden.
+* Alle anderen Vorstandsmitglieder haben die gleichen Rechte wie ein “Freier Mitarbeiter” (lesen aller Gruppen/Kontakte des Vereins)
+* Zusätzlich kann der Finanzverantwortliche die Kontakte in allen Spendergruppen sehen. Das kannst du aber auch erreichen, indem du ihn dort als Spendenverwalter einträgst.
+==== Verschieben von Gruppen ====
+Gruppen lassen sich beinahe beliebig in der Datenbank verschieben. Die angezeigten Ziele hängen von den eigenen Rechten ab. Bei Sonderwünschen bitte die DB-Administratoren kontaktieren: cevidb(at)cevi.ch
+=== FAQ für Vorstände / Kassiers ===
+==== Gibt es ein Rechnungstool in der CeviDB? ====
+Ja. Weitere Informationen dazu findest du unter [[CeviDB Rechnungen]].
+==== Wer wird alles in der Statistik erfasst? Für wen wird der Mitgliederbeitrag verrechnet? ====
+In der Statistik werden folgende Einträge nicht gezählt:
+* Alle Einträge in einer Gruppen vom Typ “Extern” oder “Spender”
+* Alle Einträge mit der Rolle “Freie/-r Mitarbeiter/-in”
+Ein Kontakt wird nur einmal gezählt, auch wenn er mehrere Rollen zugewiesen hat.
+Grundsätzlich wird für alle von der Statistik erfassten Personen ein Mitgliederbeitrag eingefordert. Der Mitgliederbeitrag wird aber nicht automatisch verrechnet. Die Regionalverbände können zum Beispiel für bestimmte Altersgruppen Sonderregeln vorsehen.
 === FAQ zu Kursen und Lagern ===