Cevi.DB Release Notes

Der offizielle Changelog ist direkt in der Cevi.DB einsehbar: https://db.cevi.ch/changelog

Hinweis: Der Elternzugang ist momentan erst auf der Integrationsumgebung aktiviert.

Release 2.3.0 -

Anlässe: Bemerkungen werden automatisch gelöscht

Die Bemerkungen einer Anlassteilnahme werden ab sofort nach einer gewissen Zeit automatisiert gelöscht. Mit diesem Release wird der Wert auf 5 Jahre (60 Monate) gesetzt und betrifft somit lediglich Daten, welche bereits verjährt sind. Mit einem folgenden Release ist geplant diesen Wert auf 13 Monate zu senken. Damit muss sich eine Ortsgruppe oder Event-Administration nicht mehr darum kümmern, ob nicht notwendige oder nicht legitimierbare Daten unbeschränkt aufbewahrt werden.

AHV-Nummer neu im Event (Lager, Kurse, Anlässe)

Die AHV-Nummer kann neu mit der Anlassanmeldung (Lager, Kurs) gemäss Einstellungen (zwingend, optional, ausgeblendet) erhoben werden. Für Unterstützungsgelder von Jugend+Sport (das Förderprogramm des Bundesamts für Sport BASPO) werden in der cevi.db Daten erhoben und mit dem BASPO in der Nationale Datenbank Sport (NDS) geteilt. Für die datenschutzkonforme Erhebung und Speicherung der AHV-Nummer wird diese nur noch für den Anlass gespeichert und wird zukünftig aus den Profil-Informationen verschwinden. Die NDS übernimmt die zentrale Rolle für die Speicherung der AHV-Nummer und kann Daten bereits bekannter Profile ergänzen.

Kursadmninistration: Neue Standard-Fragen

Für Kurse wurden die Standard-Fragen aktualisiert. Sie können neu über die Einstellungen (zwingend, optional, ausgeblendet) gesteuert werden. Weiterhin ist es natürlich möglich, eigene oder angepasste Fragen zu verwenden. In bestehenden Kursen wird empfohlen, die zusätzlichen Standard-Fragen auszublenden und die bestehenden Fragen nicht zu löschen, um die Antworten der angemeldeten Profile nicht zu verlieren.

Release 2.2 - 02. Juli 2024

Personenverwaltung

• Bei Adressen wird die Strasse und die Strassennummer getrennt (zwei Felder). Bestehende Adressen wurden migriert. In den Exporten werden die Informationen im Moment noch in eine Spalte kombiniert.
• Die Vorschau bei der Ausführung eines Personenimports (aus CSV) wird wieder angezeigt.

Kurse

• Die Konfiguration für die automatische Zuteilung von neuen Anmeldungen ist nun von der Warteliste unabhängig.
• Anmeldungen können auf eine nationale Warteliste gesetzt und von dort in andere Kurse vom gleichen Typ übernommen werden.

Abos

• Schlägt der Mailversand auf Grund der Mailgrösse (grosser Anhang) fehl, wird der Absender darüber informiert.

Events

• Es können Anhänge mit unterschiedlichen Sichtbarkeitsregeln hochgeladen werden: Leitungsteam, Leitungsteam und Teilnehmende oder Öffentlich. Die entsprechenden Personen sehen die Anhänge gemäss ihrer Rolle auf einem Anlass.

Suche

• Personen können über das Geburtsdatum gefunden werden (Format dd.mm.yyyy).

Siehe auch: https://github.com/cevi/hitobito_cevi/issues/221

Release 2.1.1 - 02.04.2024

Geschlecht

Die Geschlechteroptionen in unserer Datenbank: In der cevi.db stehen drei Geschlechteroptionen zur Auswahl: unbekannt, weiblich und männlich.

Datenschutzerklärung

Der Text für die Datenschutzerklärung und Consent in der cevi.db wurde angepasst. Jede Gruppe kann bei Bedarf ihre eigenen Besimmungen in den Seiten-Informationen hinterlegen.

Hauptgruppe (für Profil)

Die Hauptgruppe für aktive Rollen im Profil kann wieder gesetz werden und wird wieder mit dem Stern-Symbol im Profil angezeigt.

Event-Bemerkungen

Das Feld Bemerkungen (Allgemeines, Gesundheitsinformationen, Allergien, usw.) in Anlässen/Lagern/etc. kann neu in der Spaltenauswahl angezeigt und exportiert werden.

Qualifikationen

Qualifikationen werden neu zusätzlich im Verlauf einer Person aufgeführt. Qualifikationsarten haben neu eine Einstellung für erforderliche Ausbildungstage, welche für eine erfolgreiche Verlängerung erreicht werden müssen.

Abos

Auf Abos gibt es neu die Option, dass nur definierte Personen sich selbst für ein Abo an- oder abmelden können. Auch gibt es die Option zu definieren, ob nur eine An- oder nur Abmeldung möglich ist. Es wird empfohlen, seine Abos zu überprüfen und entsprechend zu aktualisieren oder nicht mehr verwendete Abos zu löschen.

Kurse

Ist bei Kursen die Freigabe aktiviert, werden E-Mails an die Vereinsleitung wieder korrekt versendet.

Release 2.0 (1.30) - 06. Juli 2023

Elternzugang

Seit dem Release ist die technische Grundlage bereit um in der Datenbank Eltern oder Erziehungsberechtigte so zu erfassen, dass sie Zugriff auf ihre Kinder haben. Dank dieser Funktion ist eine Einsicht in die Daten der Kinder und deren Anmeldung zu Anlässen, Kursen und Lagern möglich. Eltern benötigen ab jetzt nur ein Profil (und eine E-Mail-Adresse), um mehrere Kinder verwalten zu können.

Nextcloud

Die cevi.db besitzt nund die technische Grundfunktion, damit sich Profile aus der Datenbank direkt in eine Nextcloud-Instanz im Besitz einer Ebene (Schar/Verein) anmelden kann.

Frontend-Toolkit Bootstrap 5

Das Frontend-Toolkit Bootstrap wurde von der Version 2 auf 5 aktualisiert. Die Darstellung (Frontend) der Applikation profitiert davon.

Ruby 3.0

Mit diesem Release erfolgt ein Upgrade auf Ruby 3.0. Es hat keinen Einfluss auf das Verhalten oder Funktionen der jubla.db, ist eber für die Sicherheit und Zukunftskompatibilität wichtig.

Gruppen/Schar-Tab „Einstellungen“

Der Tab „Einstellungen“ auf Ebene Schar/Kanton/etc. wurde entfernt und die Optionen (Briefe/SMS-Provider) sind neu in der Bearbeitungsansicht der Gruppe unter dem Tab „Abos“.

Seite für Selbstregistrierung

Neu gibt es für die Gruppen mit aktivierter Selbstregistrierung eine Seite, über welche sich auch eingeloggte Personen in der Gruppe einschreiben können. Menschen ohne Profil wird weiterhin die bisherige Seite für eine externe Registrierung angezeigt.

Zugriffs Ansicht im Tab Sicherheit

Der Sicherheits-Tab eines Profil kann neu die Gruppen und Rollen auflisten, welche Zugriff auf einem haben.

Abos einfacher zuweisen

Auf der Personen-Listenansicht können neu via Multiselekt Personen als Abonnenten einem Abo hinzugefügt werden. Abos können so einfacher und schneller erstellt oder verwaltet werden.

Datenschutzerklärung pro Ebene

Neu kann auf einer Ebene eine Datenschutzerklärung (DSE) hinterlegt werden. Diese muss, falls vorhanden, bei der Selbstregistrierung, dem Anmelden bei einem Anlass/Kurs oder dem Hinzufügen einer Person auf einer Gruppe akzeptiert werden um fortzufahren.

Export gemäss BSV-Regeln

Der BSV-Export berücksichtigt jetzt gemäss den neuen BSV-Regeln alle Personen unter 30 Jahren (statt wie zuvor nur zwischen 17 und 30 Jahren).

Release 1.28 - 15.11.2022

Kursfilter

In der Kursübersicht in der Datenbank können die Kurse neu gefiltert werden. Standardmässig werden die Kurse des eigenen Kantons und der nationalen Ebene angezeigt. Die ausserkantonalen Kurse sind via DropDown auffindbar, die Suche nach alternativen Kursangeboten wird einfacher. Wer den Kurs durchführt, ist neu in der Übersicht direkt sichtbar. Weiterhin ist die Sichtbarkeit von Kursen und Veranstaltungen über die Option „Anlass ist für die ganze Datenbank sichtbar“ einstellbar.

J+S Reaktivierung von Qualifikationen

Das Bundesamt für Sport BASPO hat Änderungen an der Reaktivierung von Qualifikationen vorgenommen, der Status “weggefallen archiviert” wurde aufgehoben (Siehe hier). Die Datenbank kommt nun mit diesen neuen Bedingungen zurecht. Die Vorbedingungen einer Kursart können deshalb neu als „Muss gültig sein“ oder „Muss gültig oder weggefallen sein“ deklariert werden. Wenn die Vorbedingung gültig sein muss, verhält es sich wie bisher, bei gültig oder weggefallen muss der*die Teilnehmer*in die Qualifikation der Vorbedingung besitzen oder jemals besessen haben. Dies gilt unabhängig von der Gültigkeit oder Reaktivierbarkeit der besagten Qualifikation.

Rollen in Kursen und deren Qualifikationsverlängerung (NDS)

Im Dezember 2022 wird die neue Nationale Datenbank für Sport (NDS) ihren Betrieb aufnehmen. Für die korrekte Übertragung der Qualifikationsverlängerungen sind nun Anpassungen an den Rollen notwendig. Die Rolle «Kurshelfer*in» ist neu für Personen vorgesehen, welche mindestens 6h Kadertätigkeit ausüben. Die Rolle «Referent*in» für weniger als 6h Kadertätigkeit. Im Bereich «Qualifikationen» sind deshalb neu nebst Hauptleitung und Leitung auch «Helfer*innen» aufgeführt. Ihnen können nun auch die Qualifikationen verlängert werden.

Berechtigungen der Rolle Coach angepasst

Die Rolle «Coach» kann neu neben der Hauptleitung (Lagerleitung) und Leitung ebenfalls die Lager-Teilnehmenden-Liste exportieren (CSV Datei SPORTdb/NDS) und gemäss Vorgaben verwenden.

Wer ist wo im Lager

Die kantonalen/regionalen Arbeitsstellen und die nationale Geschäftsstelle haben über ein neues Modul “Lager” eine Übersicht über die Lager in ihrer jeweiligen Ebene, sofern das Lager als “sichtbar” angelegt wurde. Die Möglichkeit zur Koordination oder Unterstützung wird so unterstützt.

Personentab Sicherheit

Berechtigte Personen, wie zum Beispiel die Scharleitung, können den Personentab für Sicherheit und Datenschutz verwenden.

Release 1.27 - 12.07.2022

Gruppen-Kalender

In den Einstellungen jeder Gruppe lassen sich neu Kalender-Feeds einrichten. So können Anlässe, Kurse, Jahrespläne etc. im eigenen Kalender (z.B. in deinem Smartphone-Kalender oder im Outlook) eingebunden werden. Das Smartphone oder die Applikation muss dazu die Funktion «Importieren oder Abonnieren eines Kalenders per URL» haben. Rollen mit Start- und Enddatum Rollen können beim Erstellen und Editieren neu ein Start- und Enddatum erhalten. In der Zukunft liegende Daten passen dann die Rolle automatisch an. Beim Planen darauf achten, dass eine Person nicht ungewollt alle Rollen verliert. Siehe auch jubla.db-Erweiterung für Ehemalige.

Anlässe

Kontaktpersonen können sich über neue Anmeldungen per E-Mail benachrichtigen lassen. Die Option kann in den Einstellungen für einen Termin aktiviert werden. Hier lassen sich auch neu Tags für Anlässe, Kurse oder Lager setzten.

Sicherheit

Der persönliche Zugang zur Datenbank kann optional mit einem «Time-based One-Time Password» (TOTP/2FA) zusätzlich geschützt werden. Apps wie FreeOTP von Red Hat (OpenSource), google Authenticator oder Microsoft Authenticator können den zusätzlichen Zahlencode für das Login generieren. Sichere deine Zugangsdaten so, dass du beim Verlust deines Smartphones den Zugang zur Datenbank nicht verlierst. Die Haupt-E-Mail-Adresse (wird als Login verwendet) muss zukünftig bei Änderungen bestätigt werden.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Jede Person kann jetzt Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer TOTP-App aktivieren. Für einzelne Rollen kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung obligatorisch gemacht werden.

Email-Bestätigung

Die Haupt-Mailadresse von Personen mit Login muss neu bestätigt werden nachdem sie geändert wurde.

Taggs

Anlässe, Kurse, etc. können neu getaggt werden.

Rechnungen

• Einzelrechnungen können neu mittels Start- und Enddatum gefiltert werden.
• Es kann neu nach Rechnungen gesucht werden.
• Rechnungen können neu das Total ausblenden.
• Die Kosten-Stelle und das Konto wird für Gruppenrechnungen korrekt gespeichert.

Release 1.26 - 07.12.2021

Externe Registrierung

Externe Registrierung (Neuanmeldungen) möglich bei Gruppen: Externe Leute können sich über die DB für eine Gruppe anmelden, diese können dann vom Administrator den jeweiligen Grupen zugeordnet werden.

Personenerfassung: Geschwister

Personen können als Geschwister erfasst werden.

Filterfunktionen

Personen haben die Berechtigung Personenfilter auf tieferen Ebenen zu bearbeiten, erstellen & löschen.

Verlängerung der Qualifikationen parallel zu J+S

Die ausserordentliche Verlängerung der Einsatzberechtigung von J+S-Leiter*innen wird in der Datenbank bei den betroffenen Personen auf «gültig bis 31.12.2022» mutiert.

Passwort-Richtlinie gemäss aktuellen Empfehlungen

Bestehende Passwörter bleiben unverändert gültig. Neue Passwörter müssen mindestens 12 Zeichen lang sein. Weiterhin werden keine Vorgaben für Zahlen, Sonderzeichen, Gross- und Kleinschreibung gemacht.

Kursfilter für Kursansicht

Neu können Kurse zusätzlich nach verschiedenen Kriterien wie Datum, Gruppen, Kursart, Kurskategorie oder freien Plätzen gesucht werden.

Sichtbarkeit von Anlässen / Kursen / Lagern

Anlässe, Kurse und Lager sind neu ans Berechtigungssystem der Benutzer*innen angeglichen und nicht mehr für alle sichtbar. Bei Bedarf kann ein Anlass weiterhin für die ganze Datenbank sichtbar gemacht werden.

Einladungen zu Anlässen & Lagern in der Datenbank

Neu sind Einladungen zu Anlässen und Lagern möglich. Die eingeladene Person sieht dann auf der Info-Seite des entsprechenden Events eine Auswahl, um sich an- oder abzumelden.

Teilnehmersichtbarkeit: Gegenseitige Sichtbarkeit von Teilnehmer*innen von Anlässen

Neu kann für jeden Anlass, jeden Kurs und jedes Lager separat konfiguriert werden, ob sich die angemeldeten Teilnehmer*innen gegenseitig sehen. (Standardmässig ist die Sichtbarkeit deaktiviert) Du hast Fragen oder kommst du nicht weiter? Dann melde dich bei deiner kantonalen/regionalen Arbeitsstelle.

Release 1.22

OAuth

Verbesserungen am OAuth.

Mailchimp

Verbessungen an Mailchimp-Integration.

Rechnungen

QR-Code Rechnungen können nun erstellt werden.

API

Verbesserungen an der API.

Listenfunktionen

Neu ist die Listenfunktion "Meine Abos" verfügbar.

Personenerfassung

Doppelt erfasste Personen können erkannt und zusammengefügt werden.

Icons

Icons werden nun in der Suche angezeigt.

Anlässe

• Anlässe und Anmeldeangaben können übersetzt werden
• Es gibt nun eine automatische Warteliste für Anlässe
• Neu können die Tage unter Einstellungen verwaltet werden
• Anmeldungsfragen können neu auch nur eine Antwort haben
• Neu werden die gefundenen Daten im System zu einem Benutzer direkt vervollständigt.
• Innerhalb eines Anlasses ist es angemeldeten Personen möglich, andere Teilnehmende zu sehen
• Vergangene Anlässe werden bei Personen nicht mehr angezigt

Release 1.21

• JSON-API hat mehr Daten.

Release 1.20

Released am Mittwoch, 08. Januar 2020.

Hilfetexte

Neu können durch die Administratoren Hilfetexte für Seiten und Formulare hinterlegt werden. Die Hilfetexte folgen...

OAuth

Die Cevi.DB kann nun für OAuth Applikationen genutzt werden. Bei Interesse melde dich bitte bei der Steuerungsgruppe Cevi.DB: cevidb(at)cevi.ch

Personenerfassung

Erfassen von mehreren Personen erleichtert ("Speichern und weitere erfassen"-Button)

Profilbilder

Profilbilder werden bis 512x512 Pixel erlaubt

Release 1.19

Released am Freitag, 28. Dezember 2018.

Neue Navigation, mit Menü für Mobile

Darstellung der mobilen Ansicht, mit ein- und ausgeklapptem Menü.

Die wohl grösste Änderung mit dem Update ist die neue Navigation der Cevi.DB. Diese wurde auch für die mobile Version der Cevi.DB optimiert.

Welche Elemente wurden verschoben?

Die Haupt-Navigationen (Gruppen, Anlässe, Kurse, Rechnungen (neu) und Einstellungen) werden nun im Menü links integriert. Dafür erhält nun die spezifische Suche mehr Platz und ist neu mittig platziert. Zudem glänzt die DB mit einer neuen Schriftart (Noto).

Bei der mobilen Ansicht kann neu das Menü über einen Button ein- oder ausgeklappt werden. In diesem ist neu auch die Gruppenstruktur zu finden und nicht wie bis jetzt, ganz unten auf der Seite.

Mehrfachaktionen auf Personen

Mit dem neuen Update können nun mehrere Personen ausgewählt werden.

Mit den Mehrfachaktionen kann folgendes getan werden:

• Rolle hinzufügen: Den ausgewählten Personen kann in der gleichen oder in einer anderen Gruppe eine Rolle zugeteilt werden.
• Rollen verschieben: Die ausgewählten Personen können in eine andere Gruppe verschoben werden und die neue (gleiche oder andere) Rolle zugeteilt werden.
• Rollen entfernen: Bei den ausgewählten Personen kann innerhalb der Gruppe eine oder mehrere Rollen gelöscht werden.
• Zu Veranstaltung hinzufügen: Die ausgewählten Personen können zu einem Anlass oder einem Kurs hinzugefügt werden.

API Schnittstelle für Events

Auch die Events können neu mit der API angesteuert werden. Siehe dazu Cevi.DB API.

Service Accounts für API

Zuvor musste für Tools welche die Cevi.DB API verwendet haben, ein persönlicher Mitglieder-Account verwendet werden. Das User-Token welches für die Abfragen benötigt wurde, wurde meistens im Programm-Code fix hinterlegt.

Neu gibt es bei der Gruppen-Ebene den Tab „API-Keys“ wo man selber neue Keys hinzufügen kann und diese nachher in seinem Programm verwenden kann. Weitere Informationen findest du hier: Cevi.DB API

Es sollten in Zukunft keine persönliche Token mehr für Tools/Programme verwendet werden.

Rechnungen erstellen

Durch das neue Update ist es nun möglich mit der Cevi.DB Rechnungen zu erstellen. Diese können für Einzelpersonen, für Personenlisten aus einer Gruppe, für Teilnehmende eines Anlasses oder eines Kurses und für externe Personen gestellt werden. Jede Ebene hat einen eigenen Bereich für Rechnungen. Die Rechnungsdaten können von höheren Ebenen nicht eingesehen werden.

Generell haben folgende Rollen Lese- und Schreibrechte der Rechnungsdaten: «Finanzverantwortliche/-r» und «Kassier». Eine Übersicht der Rollen und deren Berechtigungen findest hier: Cevi.DB Berechtigungen

Die berechtigten Rollen können für ihren Bereich diverse Rechnungseinstellungen vornehmen. So kann z. B. ein Bankkonto hinterlegt werden, Rechnungsartikel und Mahnungsfälligkeiten definiert werden. Zudem kann über eine Importfunktion ein Zahlungsabgleich getätigt werden.

Über die Navigation «Rechnungen», im Menü links, gelangt man zum Rechnungsbereich.

Hier gelangst du zu der Dokumentation des Rechnungstool: Cevi.DB Rechnungen

Integration mit MailChimp API

Abos können neu mit MailChimp über einen API-Schlüssel verknüpft werden. So findet per Knopfdruck ein Abgleich vom Abo mit MailChimp statt.

Zu beachten:

• Die MailChimp-Liste wird durch den Export überschrieben
• Die MailChimp-Liste wird auf Knopfdruck exportiert, nicht periodisch

Mehr Informationen dazu findest du HIER.

Dynamische Spaltenauswahl auf Personen und Teilnehmern

Neu können bei Personenlisten die angezeigten Spalten ausgewählt und angepasst werden.

Standardmässig werden folgende Spalten angezeigt:

• Nachname | Vorname | Ceviname
• Rollen
• E-Mails
• Telefonnummern
• Adresse | PLZ | Ort

Durch die dynamische Spaltenwauswahl können folgende zusätzliche Spalten eingeblendet werden:

• Firmenname, Firma, Haupt-E-Mail, Land, Geschlecht, Geburtstag, Zusätzliche Angaben, Titel, Beruf/Klasse, J+S Nummer, Eintrittsdatum, AHV-Nummer, AHV-Nummer alt, Nationalität, Anrede Eltern, Name Eltern, Mitgliederkarte Nummer, Anrede, Kanton, Konfession, Korrespondenzsprache, Alte Daten, Nationalität gemäss J+S, Ortsgruppe

Neu kann für CSV- und Excel-Exporte die Option "Spaltenauswahl" gewählt werden. So werden nebst den Standardangaben, die ausgewählten Spalten exportiert.

Möglichkeit, eigenes Logo pro Gruppe hochzuladen

Neu können für Geschäftsstellen, Ortsgruppen, Jungscharen und Vereine eigene Logos hochgeladen werden. Du findest diese Option unter "Bearbeiten" der jeweiligen Gruppen. Dort können die Logos auch wieder entfernt werden. Die hochgeladenen Logos ersetzen den Schriftzug "CEVI.DB" oben links. Beispiel: